Ihr sucht nach Zapier Beispielen? Ihr kriegt sie. Wir haben das ganze (ja, das ganze) Internet durchsucht, um in einem gebündelten Post die unzähligen Möglichkeiten von Zapier zu erfassen. Sollte euch dennoch was fehlen, könnt ihr hier einfach stöbern, welche Vorschläge Zapier für welche eurer Apps und deren Integration bereit hält.
Here we go.
Was ist Zapier überhaupt? Hier gibt’s eine Erklärung, hier geht’s zur offiziellen Seite.
Ganz knapp: Zapier ist ein mächtiges Automatisierungs-Tool, das es ermöglicht unzählige (über 2.000 an der Zahl) Anwendungen ohne tiefgreifende Programmier-Kenntnisse zu verbinden und so völlig automatisierte Workflows zu schaffen. Das spart Zeit, erhöht die Produktivität und nimmt dir leidige, repetitive Arbeitsabläufe ab. Als Zapier Experte in Deutschland machen wir das Ganze dann doch mit tiefgreifenden Programmier-Kenntnissen, um das volle Potenzial Zapiers auszuschöpfen.
Vorab einige Begriffsdefinitionen in der Welt von Zapier:
Zap: Zapier nennt einen Zap einen automatisierter Workflow zwischen mindestens zwei Apps.
Auslöser (Trigger): Eigentlich selbsterklärend: Der gesamte Workflow wird durch einen Auslöser, oder auch Trigger, gestartet. Dieser wird ebenfalls definiert und Zapier überwacht die App für ebendieses Ereignis.
Aktion (Action): Die Aktion ist das Ereignis, welches dann den Zap abschliesst.
Automatisierung mit Zapier kann an unzähligen Stellen helfend unter die Arme greifen, es gibt nur eine Beschränkung: Cloud is key, denn nur Cloud-Software und Apps werden mittels der Automatisierungs-Plattform unterstützt (tschau SAP).
Wenn man sich in die Tiefen der Zapier Community und Cloud-Automation begibt, kann das anfangs ziemlich überwältigend sein. Während Gmail, Facebook und Twitter sicherlich keine unbekannten Apps sind, kommen mit Netlify, Miro oder Coda schon etwas unbekanntere Namen ins Spiel. Und genau hier punktet Zapier: Über 2.000 Apps (you read that right) werden unterstützt und können miteinander verknüpft werden. Da Zapier aus den USA kommt, werden dementsprechend viele US-amerikanische Apps und Anbieter*innen unterstützt. Viele davon kennt man in Deutschland entweder nicht oder sind schlichtweg nicht auf dem deutschen Markt vertreten. Das heißt aber auch, dass die Möglichkeiten mit Zapier umso größer sind, besonders wenn es mal um unbekanntere Anwendungen geht.
Fangen wir bei Null an:
Du bist so organisiert, dass du sogar To-Do-Listen anlegst? Mittels einfachen Zaps kannst du eingehende E-Mails, egal ob Gmail, Microsoft 365 oder andere Mail-Anbieter, direkt in deine To-Do’s oder Aufgaben übernehmen.
Verbinde deine E-Mails einfach mit Trello, Asana, GitHub oder Todoist und lass dir neue Aufgaben automatisch übernehmen.
Next Step: Anhänge automatisch speichern.
Auch hier gleiches Spiel: Egal ob Gmail, Microsoft 365 oder andere Mail-Anbieter: mit wenigen Klicks kannst du E-Mail Anhänge easy in Dropbox, Google Drive oder OneDrive speichern, ohne manuelles runter- und wieder hochladen.
Du hast mit Kund*innen schon zahlreiche E-Mails hin und her gesendet und verlierst langsam den Überblick, wo genau nochmal diese eine wichtige Aufgabe stand? Tracke einfach deine Konversation und übertrage Wichtiges in Slack, Evernote oder ein Google Sheet. Lege Suchfilter an und lasse dir eine Slack-Nachricht senden, sobald eine neue E-Mail mit den entsprechenden Kriterien eingeht. Oder speichere solche E-Mails, die gewisse Kriterien in deinem Google Spreadsheet erfüllen.
Updates sind wichtig, besonders im Team, aber werden gerne mal vergessen oder nach einiger Zeit einfach lästig. Lass auch das mittels Zapier abwickeln und spar dir diese Arbeitszeit. Ein Google Sheet wird upgedated? Verbunden mit dem Mail-Account wird eine automatisierte Mail rausgesendet, ohne weiteres Zutun. Das funktioniert genauso gut auch mit Airtable.
Ihr habt einen neuen Facebook Lead gewonnen? Lasst euch darüber automatisiert updaten und erhaltet einfach eine Mail dazu. Oder es gibt eine neue SurveyMonkey Antwort – auch hier gibt’s ein Update easy per Mail.
Ihr teilt euch einen Google Drive Ordner? Lass dich per Slack darüber updaten, wenn dort ein neues Dokument hochgeladen wurde. Oder (gleiches Prinzip) lass dir eine Mail senden, wenn Dateien im Dropbox Ordner hochgeladen wurden. Achtung, jetzt wird’s crazy: Du kannst dir auch eine Mail senden lassen, wenn ein neues Dokument im Google Drive Ordner hochgeladen wurde. Dieses Beispiel zeigt, dass die einzelnen Anwendungen bei nahezu allen Workflows mit Zapier einfach austauschbar sind, besonders wenn sie nahezu die gleiche Funktion erfüllen.
Ein neues Projekt startet und der Kick-Off nähert sich? Lass dir einfach einen neuen Ordner anlegen, in dem alle relevanten Dateien und Dokumente abgelegt werden. Egal ob Dropbox oder Google Drive, verbinde sie mit Trello, Harvest oder anderen Projektmanagement- und Collaboration-Tools, um den Projektstart zu vereinfachen.
Die wohl überflüssigste Aufgabe seit der Erfindung überflüssiger Aufgaben: Dateien verschieben via copy & paste oder via download und upload. Verbinde einfach Google Drive und Dropbox, oder Google Drive und OneDrive oder auch OneDrive und Dropbox (get creative) und lass Dateien automatisch hin und her schieben. Wenn ihr nur ein Beispiel aus diesem Blogpost umsetzt, dann bitte dieses. Denn wie der große Mahatma Gandhi schon sagte: “Life is too short to move files manually.” (Wandtattoo dazu gibt’s demnächst in unserem Shop)
Genauso könnt ihr übrigens Dateien aus Dropbox, Google Drive oder OneDrive automatisch drucken lassen (via Google Cloud Print).
Anstatt euren Online-Shop einfach nur zu managen, solltet ihr auf clevere Automatisierungen setzen und so mehr Zeit für neue Produktinnovationen und Markterweiterung gewinnen. Here’s how:
Es gibt ein neues Produkt in deinem Shop? Poste darüber auf Facebook oder Twitter – ganz automatisch natürlich. Verbinde dafür einfach Social Media mit Shopify, WooCommerce oder ähnlichen Apps und lass das Teilen der Info Zapier übernehmen.
Ebenso wichtig ist eine Info über eine neue Bestellung. Lass dich hierfür einfach automatisch benachrichtigen, beispielsweise indem du die Benachrichtigung über eine neue Bestellung automatisch in Slack erhältst.
“Nach dem Kauf ist vor dem nächsten Verkauf”, um an dieser Stelle Sepp Herberger zu zitieren. Um den Überblick über Kund*innen und Bestellungen zu erhalten, ist es wichtig, die relevanten Infos an geeigneter Stelle zu speichern. Darum können Shop-Systeme einfach mit Google Sheets oder beispielsweise Salesforce integriert werden. So werden Shopify Bestellungen direkt ins Google Sheet Spreadsheet übertragen oder als Lead in Salesforce angelegt. Auch das spart dir wieder ein paar Klicks pro Tag.
Auch E-Mail-Marketing kann dem Verkauf angeschlossen und, you guessed it, automatisiert werden. Nutzt ihr Mailing-Tools wie Mailchimp oder ActiveCampaign können diese easy-peasy mit eurem Shop-System, wie etwa Shopify, verbunden werden und so automatisch in eure Mailings reinlaufen.
Personalmanagement kann ganz schön zeitaufwendig sein. Besonders wiederkehrende, tägliche Aufgaben fressen Zeit, die lieber ins Strategische fließen sollte. Hier also ein paar Beispiele fürs erfolgreiche Personalmanagement mit Zapier:
Recruiting ist wohl eine der zeitaufwendigsten Aufgaben der Personalabteilung, egal ob aktiv oder passiv. Lass dich einfach über neue Bewerber*innen in Slack informieren, schicke automatisch Bestätigungs-E-Mails an neue Kandidat*innen, erstelle neue Asana Aufgaben bei Bewerbungseingang oder lass dir Termine für Bewerbungsgespräche automatisch im Google Kalender speichern.
Du denkst jetzt: “Recruiting ist zeitintensiv? Hold my Excel-Datei, Administration ist der wahre Zeitfresser” und auch hier gibt es nützliche Automatisierungen, die das Leben der Personaler*innen einfacher macht.
Google Sheets eignet sich hervorragend für zahlreiche Integrationen und kann somit besonders in der Administration von großen Datenmengen absolut hilfreich sein.
“Ich liebe Buchhaltung, es geht einfach nichts über korrekte Rechnungslegung, Buchungssätze und Steuererklärung” – klingt überhaupt nicht nach dir? Dachten wir uns. Wir haben bereits einen separaten Blogpost über die erfolgreiche Automatisierung von Lexoffice verfasst und sind ganz nebenbei auch offizieller Integrationspartner von Lexoffice, daher hier nur nochmal die Kurzfassung, was alles möglich ist:
E-Mail-Anhänge: Per Mail gehen wichtige Dokumente deiner Buchhaltung, beispielsweise Rechnungen als Anhang, ein. Automatisiere Lexoffice und lasse ebendiese Anhänge ganz von selbst an Lexoffice senden und in deinem Konto hochladen.
Belege hochladen: Über die Verbindung mit Dropbox oder GoogleDrive können Dokumente problemlos in Lexoffice hochgeladen und als neuer Beleg verwendet werden.
Dateien aus OneDrive übernehmen: Verknüpfe ausgewählte Ordner deines OneDrives und lasse neue Dateien stets automatisch in deinem Lexoffice-Konto erscheinen.
Kontakte managen: Es ist über die API Schnittstelle von Lexoffice möglich, auch deine Kontakte, beispielsweise Kunden oder Lieferanten, zu managen. Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen können in einer Kontaktsammlung gebündelt werden und automatisiert erstellt, abgerufen oder aktualisiert werden.
Gutschriften erstellen: Verschiedene Arten von Gutschriften, etwa netto, brutto oder steuerfrei, können mit oder ohne Bezugnahme auf eine Rechnung automatisch erstellt werden. Sowohl der Teil- als auch der Gesamtbetrag einer Rechnung wird somit an deine Kund*innen zurück erstattet.
Änderungen von Daten in Lexoffice: Über ein sogenanntes Ereignisabonnement ist es möglich, dass du über Änderungen deiner Ressourcen informiert wirst, beispielsweise wenn sich ein Kontakt in Lexoffice ändert. Somit wird die händische Datenabfrage überflüssig und du hast alle notwendigen Informationen stets zeitnah zur Verfügung. Das beste: diese Änderungen werden automatisch an alle verknüpften Programme weitergegeben.
Automatische Antworten auf Nachrichten und Erwähnungen: Es ist selbstverständlich, während des Urlaubs automatische Antworten fürs E-Mail-Postfach einzustellen oder in Slack oder Teams den Status zu ändern. Aber Zapier geht noch weiter: Wirst du erwähnt oder direkt angeschrieben, kann auch in diesen Chat-Tools eine automatische Antwort eingerichtet werden. Das geht übrigens nicht nur während des Urlaubs, sondern auch wenn du Ablenkungen während der Arbeit minimieren willst und nicht ständig unterbrochen werden willst.
Eine Agenda automatisch zuweisen: Meetings ohne Agenda – die moderne Definition von Unproduktivität. Ein Meeting ist angesetzt und damit das irgendwie einigermaßen effektiv abläuft, braucht es zumindest eine Agenda. Das geht mit Zapier ganz easy: Ein Meeting wird beispielsweise im Google Kalender geplant, daraufhin wird eine Person ausgewählt, der eine Aufgabe in Asana gegeben wird. Diese Person kann natürlich auch du selbst sein. So sitzt ihr nie wieder in einem Meeting, ohne zu wissen, warum ihr euch überhaupt trefft (zumindest ist nicht die fehlende Agenda daran Schuld).
Social-Media Beiträge erstellen: Blogposts in WordPress können mit einem einfachen Workflow automatisch in all deine relevanten Social Media Kanäle, wie Facebook, LinkedIn oder Twitter gepostet werden. Das gleiche funktioniert auch wenn du beispielsweise aus einem Instagram Post automatisch einen Pinterest Pin erstellen möchtest, ohne nochmal viel Zeit für dessen Erstellung aufzubringen. So pflegst du all deine Social-Media Aktivitäten synchron.
Lass deine Tweets automatisch auf Instagram veröffentlichen: Du bist sehr aktiv auf Twitter und möchtest auch deine Instagram-Follower daran Teil haben lassen? Meistens geschieht dies über Screenshots, die erst manuell erstellt und dann manuell in Instagram hochgeladen werden – zwei mal “manuell” zu viel für unseren Geschmack. Mit Hilfe eines Screenshot-Service (ja, sowas gibts) und Zapier geht das automatisch. Zugegeben, hierbei kommen auch APIs ins Spiel, aber die Schritt für Schritt Anleitung sollte es dir trotzdem möglich machen.
Zwar nicht unbedingt wichtig fürs Unternehmen, aber trotzdem erwähnenswert:
Erstelle mit Zapier deine eigene Spotify Playlist: Mit einem Spotify Account und den festgelegten Playlists, die durchsucht werden sollen, geht’s quasi schon los. Zugegeben, ganz so einfach ist es nicht. Aber wird eine gewünschte Playlist als Trigger ausgewählt, kannst du die perfekte individualisierte Playlist erstellen, an der Spotifys Algorithmus immer erfolgreich vorbei steuert (“Dein Mix der Woche” – ist klar). Die ausführliche Anleitung dazu gibts hier.
Kleiner Tipp zum Schluss: Die Automatisierungs-Community ist extrem hilfsbereit. Solltet ihr mal Probleme mit einem Workflow oder Zap haben, gibt es auf Facebook oder Zapier.com viele helfende Hände, die euch gerne beraten und Lösungsvorschläge bringen. Probierts mal aus.
Solltet ihr euch nach diesem Post doch dazu entscheiden, Zapier den Profis zu überlassen, stehen wir gerne zur Verfügung. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.Vereinbare einfach noch heute einen kostenfreien Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung.
Wir beraten dich unabhängig und bieten dir gerne unsere Unterstützung an.
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