Lexoffice ist ein Programm zur automatischen Buchhaltung und Lohnabrechnung, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Unternehmenssoftware operiert in der Cloud und verfügt über eine sogenannte API-Schnittstelle. Genau darum ist lexoffice optimal geeignet für eine vollumfängliche, kostengünstige Automatisierung. Das bedeutet, dass lexoffice mit weiteren genutzten Anwendungen verbunden werden kann, die mit den gleichen Daten arbeiten. Das Ziel? Schlanke und effiziente Prozesse und stets aktuelle und richtige Daten.
Allerdings stellt die Software selbst dabei einige Hürden, die wir mithilfe von Make bewältigt haben. Somit ist lexoffice automatisieren nun komplett abbildbar und erleichtert dir die Buchhaltung und Lohnabrechnung um ein Vielfaches.
So läuft deine Buchhaltung völlig automatisch ab und du hast mehr Zeit für alles andere.
Außer Lexoffice nutzt du ganz bestimmt noch weitere Software und Tools. Wenn du Lexoffice automatisierst, reduzierst du den Aufwand der Datenpflege und manueller Prozesse auf ein Minimum. So sparst du wertvolle Arbeitszeit für wiederkehrende, zeitraubende Aufgaben. Das ermöglicht es dir, dich mehr auf dein Kerngeschäft zu fokussieren, deine Produktivität zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren. Besonders die Buchhaltung ist eine unternehmerische Pflicht, die nur selten Spaß bedeutet. Lass dir diese lästige Arbeit von Automatisierung abnehmen und setze so Kapazitäten für die wirklich wichtigen Aufgaben frei.
Mithilfe der API Schnittstelle von Lexoffice ist eine Übergabe von Daten von Software zu Software nach festgelegten Abläufen möglich. So ist der Datenaustausch zwischen deinen verschiedenen Anwendungen problemlos möglich. Anwendungen, wie Google Drive, Dropbox, Gmail, OneDrive und eine Vielzahl mehr, werden unterstützt. Doch so schön das klingt, ganz so zufriedenstellend ist die Automatisierung von lexoffice zum jetzigen Zeitpunkt nicht.
Lexoffice selbst stellt eine API (Schnittstelle) zur Verfügung, die es uns ermöglicht, zahlreiche Anwendungen zu automatisieren:
Rechnungsstellung Durch die Verknüpfung mit anderen Projektmanagement Tools, deinem Webshop oder Vertriebssystem ist die Automatisierung deiner Rechnungen kein Problem mehr. So kannst du Rechnungen anlegen, abschließen oder auch korrigieren.
Angebotserstellung Die Dauer deiner Angebotserstellung kann um ein Vielfaches verkürzt werden, wenn du dein CRM-System an lexoffice anbindest und somit Auftragsbestätigung, Rechnung oder auch Zahlstatus deiner Kund:innen automatisierst. Das Lesen, Anlegen und Abschließen von Angeboten ist inbegriffen.
Synchronisation von Kontakten Doppelte Kontaktpflege ist zeitintensiv und nun auch überflüssig: Mit der Vernetzung mit deiner Branchensoftware musst du deine Adressdaten nur noch in einem Tool pflegen. Somit werden auch Fehler bei doppelter Kontaktpflege vermieden und deine Produktivität steigt.
Belegerstellung Die Erstellung deiner rechtskonformen Belege ist durch die Verknüpfung von lexoffice mit Applikationen, wie etwa deiner Projektmangagement-Software, ebenfalls automatisiert möglich.
Lexoffice wirbt auf seiner Webseite selbst mit der Automatisierung mittels Zapier. Zapier ist, einfach gesagt, ein Tool zur Verknüpfung und Integration von Webanwendungen. So wird eine Automatisierung von zahlreichen Web-Tools möglich und gewährleistet den vollautomatischen Ablauf von Software-übergreifenden Prozessen, ohne menschliches Zutun.
Das Problem: Möchtest du lexoffice automatisieren und die zuvor aufgeführten Funktionen nutzen, umfasst die Automatisierung mittels Zapier nicht den Datei-Upload. Das heißt, du musst erst Rechnungen oder Dateien, etwa aus E-Mail-Anhängen, aus Google Drive oder Dropbox, händisch hochladen, damit lexoffice und Zapier diese im nächsten Schritt weiterverarbeiten.
In unseren Augen entspricht das manuelle Hochladen von Dateien nicht der Grundidee der Automatisierung.
Wir streben bei all unseren Automatisierungs-Projekten eine langfristig zufriedenstellende Lösung für deine internen Prozessabläufe an. Der Schritt des Datei-Uploads kann ebenfalls problemlos automatisiert werden, indem die benötigte Datei einfach in den Integrationsprozess eingebunden wird.
Darum haben wir die Automatisierung von lexoffice mit Hilfe von Make vollumfänglich abgebildet und standardisiert. Dies ermöglicht es, deine Dateien in die Prozesskette einzubinden. Make zieht sich die betreffenden Dateien aus Google-Drive, E-Mail-Anhängen, Dropbox und vielen weiteren Softwares eigenständig und initiiert anschließend den weiteren Automatisierungsprozess.
E-Mail-Anhänge: Per Mail gehen wichtige Dokumente deiner Buchhaltung, beispielsweise Rechnungen als Anhang, ein. Automatisiere lexoffice und lasse ebendiese Anhänge ganz von selbst an lexoffice senden und in deinem Konto hochladen.
Belege hochladen: Über die Verbindung mit Dropbox oder GoogleDrive kannst du deine Dokumente problemlos in lexoffice hochladen und als neuen Beleg verwenden.
Dateien aus OneDrive übernehmen: Verknüpfe ausgewählte Ordner deines OneDrives und lasse neue Dateien stets automatisch in deinem Lexoffice-Konto erscheinen.
Kontakte managen: Es ist über die API Schnittstelle von Lexoffice möglich, auch deine Kontakte zu managen. Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen können in einer Kontaktsammlung gebündelt werden und automatisiert erstellt, abgerufen oder aktualisiert werden. So müssen Daten nur an einer Stelle, beispielsweise deinem CRM, gepflegt werden und alle weiteren Anwendungen werden direkt synchronisiert.
Gutschriften erstellen: Verschiedene Arten von Gutschriften, etwa netto, brutto oder steuerfrei, können mit oder ohne Bezugnahme auf eine Rechnung automatisch erstellt werden. Sowohl der Teil- als auch der Gesamtbetrag einer Rechnung wird somit an deine Kund:innen zurück erstattet.
Änderungen von Daten in lexoffice: Über ein sogenanntes Ereignisabonnement ist es möglich, dass du Benachrichtigungen über Änderungen deiner Ressourcen erhältst, beispielsweise wenn sich ein Kontakt in lexoffice ändert. Somit wird die händische Datenabfrage überflüssig und du hast alle notwendigen Informationen stets zeitnah zur Verfügung. Das beste: diese Änderungen werden automatisch an alle verknüpften Programme weitergegeben.
Lexoffice automatisieren ist komplett individuell möglich, ob vollumfänglich, teilweise standardisiert oder nur für dich. Dies spart dir Arbeit, Arbeitszeit, Arbeitsaufwand und lässt dir mehr Freiraum, für all das, was du lieber tust als Buchhaltung.
Möchtest auch du den nächsten Schritt gehen, um dein Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen? Mache dich auf, dein Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen und vereinbare noch heute einen Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.
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