Automatisierung von Lexoffice

Lexoffice automatisieren: Wie die Automatisierung von Lexoffice einfach und umfassend gelingt

Automatisierung von Lexoffice
Automatisierung von Lexoffice

Lexoffice ist ein Programm zur automatischen Buchhaltung und Lohnabrechnung, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Unternehmenssoftware operiert in der Cloud und ist deshalb optimal geeignet für eine vollumfängliche, kostengünstige Automatisierung. Allerdings stellt die Software selbst dabei einige Hürden, die wir mithilfe von Integromat bewältigt haben. Somit ist Lexoffice automatisieren nun komplett abbildbar und erleichtert Ihnen die Buchhaltung und Lohnabrechnung um ein Vielfaches.

So automatisieren wir Ihre Buchhaltung, damit Sie’s nicht machen müssen.

Funktionen von Lexoffice 

Lexoffice selbst stellt eine API (Schnittstelle) zur Verfügung, die es uns ermöglicht, zahlreiche Anwendungen zu automatisieren:

Rechnungsstellung Durch die Verknüpfung mit anderen Projektmanagement Tools, Ihrem Webshop oder Vertriebssystem ist die Automatisierung Ihrer Rechnungen kein Problem mehr. So können Sie Rechnungen anlegen, abschließen oder auch korrigieren.  

Angebotserstellung Die Dauer Ihrer Angebotserstellung kann um ein Vielfaches verkürzt werden, wenn Sie Ihr CRM-System an Lexoffice anbinden und somit Auftragsbestätigung, Rechnung oder auch Zahlstatus Ihrer Kund*innen automatisieren. Das Lesen, Anlegen und Abschließen von Angeboten ist inbegriffen. 

Synchronisation von Kontakten Doppelte Kontaktpflege ist zeitintensiv und nun auch überflüssig: Mit der Vernetzung mit Ihrer Branchensoftware müssen Sie Ihre Adressdaten nur noch in einem Tool pflegen. Somit werden auch Fehler bei doppelter Kontaktpflege vermieden und Ihre Produktivität steigt.

Belegerstellung Die Erstellung Ihrer rechtskonformen Belege ist durch die Verknüpfung von Lexoffice mit Software, die Sie bereits nutzen, ebenfalls automatisiert möglich.

Lexoffice automatisieren 1

Integromat

Lexoffice automatisieren: Ihr Nutzen

Außer Lexoffice nutzen Sie als Anwender ganz bestimmt noch weitere Software und Tools. Wenn Sie Lexoffice automatisieren, reduzieren Sie den Aufwand der Datenpflege und manueller Prozesse auf ein Minimum. So sparen Sie wertvolle Arbeitszeit für wiederkehrende, zeitraubende Aufgaben. Das ermöglicht Ihnen, sich mehr auf Ihr Kerngeschäft zu fokussieren, Ihre Produktivität zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren. Besonders die Buchhaltung ist eine unternehmerische Pflicht, die nur selten Spaß bedeutet. Lassen Sie Sich diese lästige Arbeit von Automatisierung abnehmen und setzen Sie so Kapazitäten für die wirklich wichtigen Aufgaben frei. 

Mithilfe der API Schnittstelle von Lexoffice ist eine Übergabe von Daten von Software zu Software nach festgelegten Abläufen möglich. So ist der Datenaustausch zwischen Ihren verschiedenen Anwendungen problemlos möglich. Anwendungen, wie Google Drive, Dropbox, Gmail, OneDrive und eine Vielzahl mehr, werden unterstützt. Doch so schön das klingt, ganz so zufriedenstellend ist die Automatisierung von Lexoffice zum jetzigen Zeitpunkt nicht.

Lexoffice automatisieren: Das Problem dabei

Lexoffice wirbt auf seiner Webseite selbst mit der Automatisierung mittels Zapier. Zapier ist, einfach gesagt, ein Tool zur Integration von Webanwendungen. So wird eine Automatisierung von zahlreichen Web-Tools möglich und gewährleistet den vollautomatischen Ablauf von Software-übergreifenden Prozessen, ohne menschliches Zutun.  

Das Problem: Wollen Sie Lexoffice automatisieren und die zuvor aufgeführten Funktionen nutzen, umfasst die Automatisierung mittels Zapier nicht den Datei-Upload. Das heißt, Sie müssen erst Rechnungen oder Dateien, etwa aus E-Mail-Anhängen, aus Google Drive oder Dropbox, händisch hochladen, damit Lexoffice und Zapier diese im nächsten Schritt weiterverarbeiten. 

In unseren Augen entspricht das manuelle Hochladen von Dateien nicht der Grundidee der Automatisierung. 

Die Lösung zur Automatisierung von Lexoffice heißt Integromat

Wir streben bei all unseren Automatisierungs-Projekten eine langfristig zufriedenstellende Lösung für Ihre internen Prozessabläufe an. Der Schritt des Datei-Uploads kann ebenfalls problemlos automatisiert werden, indem die zu bearbeitende Datei einfach in den Integrationsprozess eingebunden wird. 

Darum haben wir die Automatisierung von Lexoffice mit Hilfe von Integromat vollumfänglich abgebildet und standardisiert. Dies ermöglicht es, Ihre Dateien in die Prozesskette einzubinden. Integromat zieht sich die betreffenden Dateien aus Google-Drive, E-Mail-Anhängen, Dropbox und vielen weiteren Softwares eigenständig und initiiert anschließend den weiteren Automatisierungsprozess.  

Lexoffice automatisieren Zeit sparen
Lexoffice automatisieren Zeit sparen

Beispiele möglicher Automatisierungen von Lexoffice

E-Mail-Anhänge: Per Mail gehen wichtige Dokumente Ihrer Buchhaltung, beispielsweise Rechnungen als Anhang, ein. Automatisieren Sie Lexoffice und lassen Sie ebendiese Anhänge ganz von selbst an Lexoffice senden und in Ihrem Konto hochladen.

Belege hochladen: Über die Verbindung mit Dropbox oder GoogleDrive können Sie Ihre Dokumente problemlos in Lexoffice hochladen und als neuen Beleg verwenden.

Dateien aus OneDrive übernehmen: Verknüpfen Sie ausgewählte Ordner Ihres OneDrives und lassen Sie neue Dateien stets automatisch in Ihrem Lexoffice-Konto erscheinen.

Kontakte managen: Es ist über die API Schnittstelle von Lexoffice möglich, auch Ihre Kontakte, beispielsweise Kunden oder Lieferanten, zu managen. Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen können in einer Kontaktsammlung gebündelt werden und automatisiert erstellt, abgerufen oder aktualisiert werden.

Gutschriften erstellen: Verschiedene Arten von Gutschriften, etwa netto, brutto oder steuerfrei, können mit oder ohne Bezugnahme auf eine Rechnung automatisch erstellt werden. Sowohl der Teil- als auch der Gesamtbetrag einer Rechnung wird somit an Ihre Kund*innen zurück erstattet.

Änderungen von Daten in Lexoffice: Über ein sogenanntes Ereignisabonnement ist es möglich, dass Sie Benachrichtigungen über Änderungen Ihrer Ressourcen informiert werden, beispielsweise wenn sich ein Kontakt in Lexoffice ändert. Somit wird die händische Datenabfrage überflüssig und Sie haben alle notwendigen Informationen stets zeitnah zur Verfügung. Das beste: diese Änderungen werden automatisch an alle verknüpften Programme weitergegeben.

Automatisieren auch Sie Lexoffice um den größtmöglichen Nutzen aus der Software zu ziehen

Lexoffice automatisieren ist komplett individuell möglich, ob vollumfänglich, teilweise standardisiert oder nur für Sie. Dies spart Ihnen Arbeit, Arbeitszeit, Arbeitsaufwand und lässt Ihnen mehr Freiraum, für all das, was Sie lieber tun als Buchhaltung.

Möchten auch Sie den nächsten Schritt gehen, um Ihr Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen? Machen Sie sich auf, Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen und vereinbaren Sie noch heute einen kostenfreien Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung.

Scroll to Top