Sie möchten redundante Arbeitsschritte auslagern, damit sich Ihre Mitarbeiter auf die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Unternehmen fokussieren können? Sie möchten Customer Journeys genial gestalten oder haben bereits mit dem Gedanken gespielt, Ihre Unternehmensprozesse mit Hilfe digitaler Technologien effizienter zu gestalten? Genau hierfür eignet sich die Prozess-Automatisierung als Sparing-Partner. Mittlerweile gibt es einige etablierte Anbieter von Automatisierungs-Software, einer davon ist Zapier. Doch was ist Zapier? Wie funktioniert die Anwendung überhaupt?

TL;TR? Was gibt es neben Zapier? Zapier Alternative: Integromat.

Und was ist Ihr Nutzen daran?

Was ist Zapier
Was ist Zapier

Wo kann Zapier betriebswirtschaftlich eingeordnet werden?

Zapier lässt sich betriebswirtschaftlich als Software der BPA kategorisieren. Ein Teil der BPA sind bspw. auch die RPA Software-Lösungen. Zapier und weitere Tools wie Integromat oder Power Automate lassen sich als Cloud-BPA beschreiben.

Sebastian Heye, Gießen 2020

Was genau bedeutet das?

BPA, also Business Process Automation, meint die Automatisierung von Workflows im Unternehmen. So werden komplexe Geschäftsprozesse unterstützt und vereinfacht, die menschliche Interaktion wird verringert und Arbeitszeit wird für andere Aufgaben freigesetzt. In diesen Bereich der digitalen Transformationen fallen zahlreiche Technologien wie etwa RPA (Robotic Process Automation) oder iPaaS (mehr dazu hier). Damit Automatisierung möglich wird, bedarf es entsprechender Software und Tools. Genau hier kommt Zapier ins Spiel.

Warum sollte ich Zapier nutzen? Kosten senken & Mitarbeiter entlasten.

Durch unseren Arbeitsalltag ziehen sich zahlreiche repetitive Abläufe – die meisten davon sind kosten- und zeitintensiv und das, obwohl sie in der Regel gar nicht direkt mit unserer eigenen Arbeit in Verbindung stehen. Gleichwohl sind sie für den Unternehmenserfolg von zentraler Bedeutung.

Diese Abläufe finden sich so gut wie in jedem Unternehmen – ob groß oder klein. Denn Buchhaltung, Marketing, Kundenservice und Produktherstellung sind in jedem Arbeitsalltag wiederkehrende Prozesse. Um dieses Arbeitsvolumen zu reduzieren und dabei Zeit und Geld zu sparen, gibt es Cloud-Prozessautomatisierung, also Softwarelösungen, um all diese redundanten und doch wichtigen Schritte zu automatisieren. Eine dieser Lösungen ist Zapier.

 Zeit und Geld zu sparen. Mitarbeiter entlassen und Aufgaben automatisieren.
Zeit und Geld sparen.

TL;TR? Was gibt es neben Zapier? Zapier Alternative: Integromat.

Wir beraten Sie gerne zu Ihrer individuellen Zapier-Automatisierung, Möglichkeiten, Potenzialen und Visionen. Rufen Sie uns an, schreiben Sie eine Mail oder vereinbaren Sie jetzt gleich einen Termin zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit Zapier.

Also, was ist Zapier genau und was steckt dahinter?

Bei Zapier handelt es sich um ein Online-Tool, das es ermöglicht, verschiedene Webanwendungen miteinander zu verknüpfen, Daten zu übertragen und so Prozessautomatisierung zu realisieren. Dies geschieht, indem es die Aktionen der meisten in Ihrem Unternehmen genutzten Apps und Software automatisiert miteinander verknüpft und synchronisiert, sodass wiederkehrende Prozesse automatisch ausgeführt werden können. Zur Durchführung braucht es sogenannte „Zaps“, automatisierte Workflows zwischen Ihren Web-Anwendungen, die zwei oder mehr Apps miteinander verbinden. Zaps setzen sich aus zwei Elementen zusammen: einem Trigger (= Auslöser) und den darauffolgenden automatisierten Aktionen. Der Trigger sorgt also als erstes Ereignis dafür, dass der Zap in Bewegung gesetzt und die eingerichtete Aktion gestartet wird.

Für eine effektive Nutzung von Zapier empfiehlt es sich, zunächst alle Unternehmensprozesse zu identifizieren und darauf aufbauend Zaps zu kreieren, durch welche die Abläufe koordiniert werden. Auch wenn diese ersten Schritte zunächst aufwändig und umständlich klingen, kann Ihr Unternehmen durch die Automatisierung von Routinearbeiten auf Langzeitsicht Zeit und Kosten sparen, Geschäftsprozesse optimieren und Fehlerquoten minimieren. Zudem erreichen Sie durch die Prozessautomatisierung sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden mehr Transparenz und Qualität.

Wie kann ich Zapier verwenden?

Zapier bietet eine kostenlose Version an, in der Zaps erstellt werden können. Diese Möglichkeit empfehlen wir, um sich mit der Anwendung auseinander zu setzen und vertraut zu machen. Doch obwohl die Oberfläche sehr einfach und benutzerfreundlich gehalten ist, werden Sie wahrscheinlich schnell an Ihre Grenzen kommen. Woran liegt das?

Besonders bei komplexen Prozessen, in denen mehr als nur zwei oder drei Anwendungen miteinander verknüpft werden sollen, braucht es einiges an Know-How zu Zapier und den verschiedenen Möglichkeiten. Denn davon gibt es zahlreiche. Nicht nur die Trigger, auch die darauffolgenden Aktionen sind vielfältig.

Vielleicht passiert es auch, dass Sie das Programm, welches Sie verwenden und mit Zapier anbinden möchten, nicht in der Auswahl von tausenden Apps finden. Denn Zapier unterstützt nur Cloud-basierte Software. Sollte dies der Fall sein, Sie streben jedoch eine Automatisierung an, kann eine IT-Beratung zu alternativen Anwendungen zielführend sein.

Des Weiteren merken Sie eventuell während der Erstellung, dass Ihr Prozess an einigen Stellen redundant oder ineffizient ist. Genau aus diesem Grund nehmen wir vor der Automatisierung eine Prozessanalyse vor. Denn nur optimierte, effiziente Prozesse sind es auch wert, automatisiert zu werden und so nachhaltig Ihr Unternehmen zu unterstützen.

Gerne helfen wir bei der Entwicklung Ihrer Prozessautomatisierung, damit Sie, wenn zukünftig die Frage aufkommt “Was ist Zapier?”, genau wissen, worum es geht. Rufen Sie uns an, schreiben Sie eine Mail oder vereinbaren Sie jetzt gleich einen Termin zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit Zapier.