Automatisierung ist längst in der digitalen Ökonomie angekommen. Wenn Daten die Währung der Zukunft sind, dann ist es unabdingbar, diese Daten effizient zu nutzen. Es ist also kein Wunder, dass Automation Tools aus dem Boden sprießen, die Effizienz und Produktivität allein dadurch versprechen, dass Daten automatisch übergeben und nach Bedingungen verarbeitet werden.
Hierbei gibt es aber ganz unterschiedliche Ausmaße, was automatisiert werden kann. Darum stellen wir zum einen drei Automation Tools vor, die sich Automatisierung groß auf die Fahne geschrieben haben, sowie zwei Anwendungen, die du vielleicht gar nicht direkt als Automation Tool vermuten würdest.
Für Automatisierung gibt es grundsätzlich zwei verschiedene Möglichkeiten. Zum einen bieten mehr und mehr Anwendungen integrierte Automatisierungen. So kann eine genutzte Software mit einer weiteren verbunden werden oder innerhalb der Software können Prozesse automatisiert werden. Diese Art der Automatisierungen nimmt aktuell stark zu. Einzelne Tools, zum Beispiel das CRM Pipedrive, haben schon einen eigenen Marktplatz aufgebaut, auf dem zahlreiche Anwendungen verknüpft werden können.
Zum anderen gibt es dedicated Automation Tools. Diesen Begriff haben wir uns mal so ausgedacht. Das sind Anwendungen, die keinen anderen Zweck verfolgen, als Anwendungen miteinander zu verknüpfen und hierfür die Oberfläche und Technologie bereitstellen. Dieser Markt geht gerade durch die Decke und wöchentlich kommen neue Automation Tools hinzu. Die meisten basieren darauf, dass Programmierschnittstellen genutzt werden. So können Prozesse und Workflows automatisiert ablaufen und nach zahlreichen Bedingungen geformt werden.
Automation Tools machen sich offene API-Schnittstellen von Software zu Nutze. Diese APIs, kurz für Application Programming Interface, werden von den Anwendungen bereitgestellt. So entstehen Endpunkte, an denen ganz unterschiedliche Daten ankommen. Diese Daten können auch von anderen Anwendungen gelesen und genutzt werden. Hierfür braucht es allerdings eine API-Integration. Zur API-Integration haben wir an dieser Stelle schon mehr geschrieben.
Statt aber mühsam selbst solche Schnittstellen zu programmieren, ist es mittlerweile extrem leicht geworden, die APIs zu verbinden und so die Anwendungen miteinander sprechen zu lassen. Meistens braucht es nur den API Schlüssel der einen Software, die bei der anderen eingefügt wird. Das Ziel ist der automatische Datenaustausch. Dedicated Automation Tools machen das im großen Stil. Häufig gibt es zahlreiche Funktionen, die über eine einzige API abgebildet werden können.
Das sind Automation Tools, die dir das Leben einfacher machen möchten. Sie stellen eine übersichtliche Oberfläche zur Verfügung, auf der es in der Regel keine Programmierkenntnisse braucht. Du wirst durch den Ablauf durchgeführt und kannst so nicht nur einschrittige Automatisierungen erschaffen, sondern auch hochkomplexe, verzweigte und sich gegenseitig bedingende Abläufe.
Am Anfang steht immer ein definierter Auslöser. Das kann eine eingehende E-Mail sein oder eine Datenänderung. Dieser Auslöser startet dann den Workflow und die Automation Tools übernehmen den Rest. So kann zum Beispiel die eingehende E-Mail nach Anhängen gescannt werden (z.B. Rechnungen), welche dann automatisch im richtigen Ordner hochgeladen und weitergeleitet werden. Für diese Art der Automation Tools gibt es mittlerweile einen richtigen Markt, der hart umkämpft ist. Wir haben an dieser Stelle nur einige unserer Lieblinge aufgeführt, das sind aber längst nicht alle.
Zapier ist der Platzhirsch unter den Automation Tools. In der Szene ist Zapier am bekanntesten und auch schon seit 2011 am Markt. Zapier hat es sich zur Aufgabe gemacht eine breite Zielgruppe anzusprechen, indem die Automatisierungen maximal einfach sind und tausende von Anwendungen unterstützt werden. Genau das sind auch die Stärken des amerikanischen Automation Tools:
Wenn du mit Zapier startest, wirst du an die Hand genommen und durch die Erstellung deiner Automatisierung durchgeführt. Dir wird immer erklärt, was du machen musst und wo du klicken musst. Die so entstehenden Abläufe sehen dann zum Beispiel so aus:
Der Auslöser ist eine E-Mail. Im Anschluss wird Python ausgeführt, was uns zu einer weiteren Stärke von Zapier führt: Es kann Code ausführen. Dann werden Einträge in der Datenbank Airtable erstellt sowie ein Deal im CRM Pipedrive. Zum Abschluss kann wird der Prozess noch in zwei unterschiedliche Pfade aufgeteilt: Ein Mal falls die Sprache Englisch ist und ein Mal falls nicht. So können auch bedingte Logiken umgesetzt werden.
Make wurde 2012 in Prag gegründet und macht seitdem Zapier ordentlich Konkurrenz. Es könnte der Eindruck enstehen, Make muss sich immer an Zapier messen und ein direkter Vergleich ist unumgänglich. Diesen Zapier vs. Make Vergleich haben wir für euch an dieser Stelle vorgenommen. Aber Make ist so viel mehr als der ewige Antagonist von Zapier. Denn Make hat einiges zu bieten:
Die Oberfläche von Make könnte sich von Zapiers kaum mehr unterscheiden. So wird jede Anwendung als eigenes Icon dargestellt und durch die Verknüpfung mit weiteren entsteht ein leicht zu durchblickender Prozessablauf.
Auch sind verschiedene Pfade und nahezu unendlich viele Verzweigungen möglich. Jede Verbindung kann mit einem Filter belegt werden, der noch detaillierter festlegt, wann welche Daten übergeben werden sollen. Außerdem kann bei Make an jede App ein Error Handler angefügt werden. Sollte also etwas schief gehen, wirst du informiert und weißt sofort, welcher Prozess an welcher Stelle klemmt. Ein weiteres Plus für Make und zugegeben, unser liebstes Automation Tool.
n8n ist sozusagen ein Newcomer unter den Automation Tools. Das Berliner Start-up hat gerade erst ein riesiges Funding bekommen, was auch zeigt, wie viel Vertrauen der Szene geschenkt wird. n8n ist bisher in seiner Form einmalig: Es ist das einzige Open Source Automation Tool. Das heißt, du kannst es überall hosten, wo du möchtest. Das bedeutet besonders für große Unternehmen maximale Sicherheit. Wenn dir das aber nichts ist, kannst du mit n8n.cloud aber auch die Cloud Version des deutschen Automation Tools nutzen. Das ist auch eine der Stärken von n8n:
Die Oberfläche von n8n erinnert dabei mehr an ein Flowchart. Der Prozessablauf kann auf den ersten Blick erkannt werden. Außerdem hat n8n eine denkbar simple Copy und Paste Funktion, wodurch du neue Automatisierungen blitzschnell aufsetzen kannst.
n8n mag zwar aktuell noch nicht die Masse an Anwendungen unterstützen, aktuell rund 200, aber es werden jede Woche mehr. Außerdem ist n8n in unseren Augen eines der nutzer:innenfreundlichsten Automation Tools in dieser Liste. Hostest du es selbst, dann ist der Quellcode kostenfrei zugänglich. Über n8n.cloud gibt’s das Automation Tool ab 20€ pro Monat.
Wie schon erwähnt rüsten aber auch viele Anwendungen, die eigentlich einen anderen primären Zweck verfolgen, ordentlich auf. Diese Liste könnte unendlich lang sein, wir möchten darum nur einen kurzen Eindruck vermitteln. Über diese integrierten Automatisierungen können kleine, häufig zweischrittige Abläufe automatisiert werden. Das ist meistens extrem intuitiv und schnell umgesetzt, hat aber auch viele Limitationen. Für den Einstieg ist es in unseren Augen aber eine großartige Möglichkeit.
Airtable ist eine Mischung aus Datenbank und Tabellenkalkulation. Wir nutzen die Software eigentlich immer, wenn Daten irgendwo gespeichert und abrufbereit sein müssen. Und zugegeben, das passiert ziemlich häufig. Über die Airtable Automations haben wir an dieser Stelle schon ausführlicher geschrieben.
So kann Airtable zum Beispiel automatisch E-Mails versenden, wenn Daten bearbeitet wurden. Oder einen Kalendereintrag erstellen, wenn Daten gewisse Bedingungen erfüllen.
Das alles sind kleine Erleichterungen im Alltag, besonders bei häufig wiederkehrenden Prozessen.
Was bei Airtable wirklich einmalig ist, dass auch im Zusammenhang mit den oben vorgestellten dedicated Automation Tools unfassbar viele Optionen zur Verfügung stehen. Jede Zelle, jeder Wert, ja nahezu jeder Buchstabe kann angesteuert, verändert oder aktualisiert werden.
Clickup wirbt selbstbewusst mit dem Slogan “one app to replace them all”. Wir müssen gestehen, das stimmt in unseren Augen so nicht ganz. Dennoch nimmt dir die Software fürs Projekt- und Aufgabenmanagement wirklich viel Arbeit ab. Über zahlreiche Ebenen kannst du deine Projekte im Team strukturieren, Gäste einladen, Bedingungen unter verschiedenen Aufgaben schaffen, zugehörige Dokumente erstellen und kollaborieren. Zeiterfassung natürlich inklusive.
Aber Clickup stünde nicht in dieser Liste, wenn es nicht auch integrierte Automatisierungen hätte. So können verschiedenste Auslöser unterschiedlichste Aktionen auslösen. Zum Beispiel wenn eine Aufgabe, deren Priorität, Status oder Verantwortliche:r geändert wird oder eine neue Aufgabe erstellt, verschoben oder abgehakt wird. Im Anschluss können dann weitere Aufgaben erstellt oder verschoben, Zeiten erfasst oder Fristen gesetzt werden.
So kannst du dein Aufgabenmanagement wirklich automatisieren. Zusätzlich bietet Clickup noch einige Vorlagen für solche Automatisierungen. Allerdings tun das eigentlich auch alle anderen Automation Tools in dieser Liste. An Integrationen mit anderen Anwendungen bietet Clickup zur Zeit E-Mail, das Terminbuchungstool Calendly, Github und das Kund:innenenmanagementsystem Twilio an.
Clickup macht in unseren Augen vor allem dann als Automation Tool Sinn, wenn du es sowieso schon für dein PM nutzt. Airtable hingegen lohnt sich in unseren Augen für fast alle, die über eine Datenbank nachdenken und unserer Erfahrung nach, sind das einige. Über den Free Plan kannst du hier mit dem Tool starten.
Integrated Automation Tools können in unseren Augen eine gute Art sein, den Einstieg in Automatisierungen zu finden und überhaupt zu verstehen, was es bedeutet. Diese kommen aber meistens extrem schnell an Grenzen. Kein Wunder also, dass es zahlreiche Automation Tools gibt, die nichts anderes wollen als Software zu verknüpfen. Diese haben ihre Daseinsberechtigung allein dadurch, dass sie hunderte und tausende Apps unterstützen und vielfältige Möglichkeiten für Aktionen bieten. Die meisten bieten außerdem eine Free Version, die zum Rantasten perfekt geeignet sind.
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