Zapier Alternativen im Vergleich

Du bist in den Tiefen der Cloud-Automatisierung angelangt und völlig überwältigt, von den verschiedenen Begriffen, Tools und Anwendungsmöglichkeiten? Du ließt überall nur den Namen Zapier, Zaps, Workflows und Integrations und weißt überhaupt nicht mehr, was du denken sollst? Feel you.

Wir möchten dir an dieser Stelle Zapier Alternativen vorstellen und dir einen Überblick über einige gängige und in unseren Augen erwähnenswerte Cloud-Automatisierungs-Tools geben. Natürlich wollen wir vorab nochmal kurz auf Zapier eingehen, aber dann starten wir auch rein mit den Zapier Alternativen und was lohnenswert und sinnvoll erscheint.

Was ist Zapier überhaupt? 

Zapier ist ein mächtiges Automatisierungs-Tool, das es ermöglicht unzählige (über 2.000 an der Zahl) Anwendungen ohne tiefgreifende Programmier-Kenntnisse zu verbinden und so völlig automatisierte Workflows zu schaffen. Das spart Zeit, erhöht die Produktivität und nimmt dir leidige, repetitive Arbeitsabläufe ab. Als Zapier Experte in Deutschland machen wir das Ganze dann doch mit tiefgreifenden Programmier-Kenntnissen, um das volle Potenzial Zapiers auszuschöpfen. 

Das war zu schnell? 

Also, Zapier bietet Automatisierungen von Apps an, die du in der (zugegeben optisch sehr ansprechenden) Oberfläche von Zapier miteinander verbindest. Stell dir das ganze wie einen Prozess vor, den du von Start bis Ende definierst, mit ganz vielen “Wenn…, dann…” Entscheidungen. Das ist dann ein Workflow. Zapier zeichnet sich dabei besonders durch die zahlreichen Apps aus (Stand jetzt: über 2.000), die integriert werden können. Die einfache Benutzer*innen-Oberfläche ermöglicht einen einfachen Einstieg in die Welt der Automatisierung und spart so Mühe und Zeit.  

Mit sogenannten Zaps, also einzelnen Prozessschritten in der Automatisierung, können verschiedene Apps verbunden werden und somit Workflows individuell und effizient ablaufen lassen. Das Ganze spart einfach enorm viel Zeit und Aufwand und nimmt häufig genau jene Arbeiten ab, die zugegebenermaßen niemand gerne macht.  

Aber: Zapier ist nicht allein auf dem Automatisierungs-Markt und darum wollen wir euch hiermit einige Alternativen vorstellen und abwägen, wo Vor- und Nachteile der einzelnen Tools liegen.  Es gibt einige (kostenlose) Zapier-Alternativen, die zwar nicht so bekannt sind, aber dennoch eine Reihe beeindruckender Funktionen bieten. Los geht’s.  

Um diese Zapier Alternativen solls gehen: 

Integromat 

Automate.io

IFTTT 

Power Automate

Bevor wir mit Zapier Alternativen starten…

Vorab: Wenn du dich tiefgehender mit Zapier beschäftigen möchtest, haben wir hier bereits einen ausführlicheren Blogpost dazu. Zapier gibt es sowohl in einer free als auch in einigen Premium Versionen.  

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen (obwohl nicht alle kostenlos sind): 

Verbinde über 2.000 Apps (kostenlos und Premium)

Benutzerfreundlicher Workflow-Editor zum Erstellen von Workflows / Zaps (kostenlos)

Integrierte Zapier-Apps (kostenlos)

Mehrstufige Workflows und bedingte Logik (Premium)

Tools für die Zusammenarbeit für Organisationen und Teams (Premium)

Umfangreicher Support (kostenlos)

Preisgestaltung

Zapier-Alternative-Preise

Zapier bietet fünf Pläne für Einzelpersonen und Unternehmen, Profis und Einsteiger, große und kleine Teams. Mit der “free” Version kannst du direkt rein starten, aber wie du eventuell direkt erkennst, kommst du damit nicht sehr weit. Maximal 5 Zaps (also Prozesschritte) sind drin. Das ist extrem wenig und das Limit ist schnell erreicht.  

Unserer Erfahrung nach ist der Professional Plan für die meisten Kund*innen nötig. Hierbei gibt’s auch sogenannte Zapier Paths, die enorm wichtig für performante und nachhaltige Automatisierungen sind. Stell dir diese Zapier Paths wie “Wenn…, Dann…” Funktionen vor, die es so auch in Excel gibt. Besonders bei Automatisierungen, die Bedingungen enthalten, ist diese Funktion unentbehrlich.  

Außerdem gibt’s im Professional Plan 2.000 Zaps pro Monat. Was sagt uns das? Wir rechnen das so:  

Pro Zap haben Kund*innen (erfahrungsgemäß) eine Zeitersparnis von ca. 16 Cent pro Minute. Das heißt, der Professional Plan spart dir ca. 520€ an Mitarbeiterkosten und Zeit, das entspricht etwa einem Stundenlohn von 20€ Brutto aus Arbeitgebersicht. Und das ist nur die Kostenseite. 

Die so gewonnene Zeit können Mitarbeiter*innen nämlich für andere, hoffentlich wertvollere, Aufgaben nutzen.  

Sicher, auch bei 2.000 Zaps ist es realistisch, dass du irgendwann das Limit erreichst. Aber Zaps sind nachbuchbar (für 2 Cent flat pro Zap). Manchmal sind die einzelnen Zaps auch durch intelligentere Automatisierungen zu reduzieren.  

Vor- und Nachteile

Zapier Pros 

Code Ausführung – Hell Yeah! Du kannst Python oder .js? Dann automatisiere deine Tools mit etwas Code noch besser 

Fehlertracking – Das Fehlertracking und die Beispiele helfen ungemein. Man bekommt “Dummy”, Daten um Zaps anzulegen und kann somit sofort erkennen, ob die Integration funktionieren wird.

UX und Design – Das ist bekanntlich Geschmackssache, aber wir finden Zapier ist sexy

Replay – hat etwas nicht geklappt, einfach nochmal starten.  

Premium Apps 

Anzahl der Apps – über 2.000 plus viele versteckte Beta-App

Zapier Cons 

Hupsi, ich möchte doch eine andere App als Trigger auswählen – ist leider nicht drin. Einmal deine Zaps angelegt, kannst du nichts mehr umstellen, ohne alles zu löschen. Das ist richtig aufwendig und nervenzehrend. Also einfach eine App “tauschen” geht nicht. 

API Anbindung – hier wird oftmals halbherzig integriert und viel auf Marketing geachtet. Häufig erleben wir, dass eine “APP” auf Zapier ist, aber beim genauen Hinschauen fehlen 90% der Funktionen.

Übersicht, wenn es komplex wird – In Zapier gehen maximal 3 Pfade in einem Pfad, einfacher gesagt, du kannst deine Wenn-Dann Funktion maximal zwei mal verschachteln. Und du musst jedes mal in die “Schachtel” reinschauen, das wird schnell unübersichtlich

Zapier vom Profi umsetzen lassen: Wir beraten dich gerne zu deiner individuellen Automatisierung mit Zapier. Egal ob Geschäftsprozesse oder Kundenreisen, wir helfen weiter in einem 30 minütigen, kostenfreien Beratungsgespräch.

Zapier Alternative numero uno: Integromat

Hach, unser alter Freund Integromat. Was wäre ein Blogpost über Zapier Alternativen ohne Integromat? Also, hier die Facts:

Integromat ist auf den ersten Blick sicherlich sehr ähnlich wie Zapier. Auch Integromat lässt dich Anwendungen in einer einfachen Oberfläche miteinander verknüpfen und so ganze Prozesse aufbauen. Über die JSON oder HTTP/SOAP Module ist außerdem eine Verknüpfung mit weiteren Web-Services möglich und eröffnet noch mehr Automatisierung. 

Einen ausführlichen Vergleich zwischen Zapier und Integromat haben wir bereits hier vorgenommen, auch nochmal bildlich untermalt. Solltet ihr also momentan abwägen, ob Zapier oder Integromat das Richtige für euch ist, schaut gerne mal rein.  

Hier gibt’s deshalb zu Integromat nur nochmal die Kurzfassung: 

Preisgestaltung

Zapier-Alternative-Integromat

Auf den ersten Blick zeigt sich ein sehr ähnliches Bild wie bei Zapier. Auch Integromat bietet eine free und weitere Premium Versions mit unterschiedlichen monatlichen Kosten an. 

Doch dann wird’s auch schon unterschiedlicher:  

Bei Integromat bekommst du mehr für dein Geld: die free Version ermöglicht 1.000 Prozessschritte (Integromat nennt das Operations), zur Erinnerung: bei Zapier erhälst du für 0€ 100 Prozessschritte (Zaps). Zudem gibt’s keine Limitierung an Applikationen, sodass du selbst deinen 28-stufigen Prozess direkt zum Testen automatisieren kannst. Hier hat Integromat also die Nase vorn.  

Was wir mindestens genauso impressive finden: Erreichst du bei Integromat mal dein Limit, kannst du einfach um 10.000 Operations für 9$ updaten. Da hat jemand mitgedacht. 

Vor- und Nachteile

Integromat Pros 

Modularität – schiebe deinen Prozess zusammen und baue intuitiver deine Prozesse. Einfach einen Prozess umstellen, das geht. 

Ausführung – du sieht richtig, was unter der Haube passiert, welche Daten wohin gehen 

DSGVO – GDPR Integromat – Europäisches Unternehmen, welches viel Wert auf Sicherheit und Datenschutz legt. Warum das so wichtig ist, liest du hier

Möglichkeiten – du hast viel mehr technische Möglichkeiten, Daten zu formatieren und komplexe Unternehmensprozesse abzubilden 

Data Storage – speichere Ergebnisse und Daten für weitere Prozesse 

Integromat Cons 

Keine Codeausführung – Wie gerne würden wir eine Liste erweitern .append() tja. Das geht nicht. Schade! Nur mit den Tools, Text Parsern und Flow Controls lassen sich Listen erstellen, jedoch wirkliche For-Loops (wie in Python) sind nicht möglich. 

Komplexität und Dokumentation – Integromat kann viel, ist aber auf den ersten Blick zu komplex, noch schlimmer: die Dokumentation ist grausig. Sichtbar wird dies unter den Dokumentationen, hier fragt Integromat, war der Post hilfreich? Leider sieht es häufig so aus:

Zapier alternative Integro

Die User bewerten Integromat als wenig gut dokumentiert. 

Zeitaufwand – wir stecken mehr Zeit in Kundenprojekte mit Integromat, da diese mehr Tests und mehr Fehlerfixxes benötigen als Zapier. 

Überraschung: Als Integromat Partner bieten wir auch für diese Zapier Alternative die volle Breite der Cloud-Automatisierungs-Services an. Wir beraten dich gerne zu deiner individuellen Automatisierung und klären, ob Zapier oder Integromat besser passt. Jetzt einen Termin zum 30 minütigen, kostenfreien Beratungsgespräch ausmachen.

Automate.io als nächste Zapier Alternative

Automate.io wirbt mit dem Slogan “Automate like Fortune 500” und stellt somit einen hohen Anspruch an den eigenen Dienst. Auch hier dreht sich alles um die Integration von Cloud-Anwendungen. Automate.io nennt die so entstehenden Workflows “Bots” und von Marketingverkäufen über E-Commerce bis hin zu Geschäftsprozessen ist mit dieser Zapier Alternative einiges automatisierbar.

Sucht man durch die Liste von unterstützten Apps fällt schnell auf, dass bei einigen Anwendungen noch “coming soon” steht, so beispielsweise bei Wrike, Salesforce, Instagram oder OneDrive. In unseren Augen sind das doch sehr wichtige und häufig verwendete Anwendungen, was also direkt auf das Nachteile-Konto einzahlt. Aber zunächst zur Preisgestaltung 

Preisgestaltung

Zapier-Alternative-Automate.io_

Auch bei Automate.io zeigt sich das bewährte Bild: Eine Free Version und fünf verschiedene Premium Versionen. Mit 5 Single-Action-Bots eröffnet sich ein ähnliches Problem wie bei Zapier: Die Free Version kommt enorm schnell an ihr Limit und macht somit kaum Sinn. Der nächste Schritt, also Startup, ist mit 49$ pro Monat dann direkt deutlich teurer als die Free Version (zum Vergleich: Integromat bietet für 9$ und Zapier für 19,99$ die Einsteiger Pakete an). Dafür ist das teuerste Paket aber wieder vergleichsweise günstig. Bleibt allerdings die Frage, wie viele Kund*innen davon überhaupt Gebrauch machen.  

Da wir Automate.io nicht für unsere Kund*innen anbieten, liegen uns hierzu leider auch keine Erfahrungswerte vor und wir können keine Empfehlung abgeben, welches Paket sinnvoll erscheint. Das Business Paket für 199$ mit 100.000 Actions pro Monat scheint jedoch für viele Projekte ausreichend. Was uns hierbei jedoch Bauchschmerzen bereitet, sind die 200 Bots, das könnte für einige Kund*innen knapp werden.

Vor- und Nachteile

Automate.io Pros 

Benutzerfreundlichkeit – Die Einrichtung von Automate.io ist mit einer benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Oberfläche extrem schnell. Hierfür sind keinerlei Programmierkenntnisse nötig

Über alle Pläne hinweg bietet Automate.io mehr Actions (heißt bei Zapier Tasks) pro Monat. Wenn Zapier im kostenlosen Plan nur 100 Aufgaben pro Monat ausführt, führt Automate.io schon 500 aus

Automate.io Cons 

Für Automate.io gibt es im Prinzip einen riesen Nachteil und dieser ist auch der Grund, warum wir das Tool für unsere Kund*innen nicht anbieten: Die limitierte Anzahl an Apps. Wenn fundamentale Anwendungen wie OneDrive oder Salesforce fehlen, ist automate.io für nahezu alle Kund*innen unattraktiv und sowohl Zapier als auch Integromat bieten genau das

Außerdem sind die Sprünge zwischen den einzelnen Paketen sehr groß. Wenn wir bei Zapier den Professional Plan für 49$ (jährlich abgerechnet) guten Gewissens für Kund*innen aktivieren, kommen wir mit der Startup Version von Automate.io für den gleichen Preis (monatlich abgerechnet) nicht annähernd so weit

IFTTT – if this then that als Zapier Alternative für den privaten Gebrauch

IFTTT ist der kostenlose Weg, technische Erlebnisse zu personalisieren, indem alle deine Geräte und Apps miteinander verbunden werden und kommunizieren. Amazon Alexa, Philipps Hue, Instagram, Sprachassistent*innen, die beworbenen Anwendungsmöglichkeiten sind vielseitig und mit Smart Home konzentriert sich IFTTT auf ein Feld, was so kein anderes der vorgestellten Tools bespielt. Außerdem konzentriert sich IFTTT auf Fintech Kund*innen, was ebenfalls ein Alleinstellungsmerkmal in dieser Liste darstellt.  

Preisgestaltung

Lasst euch nicht verwirren von den 199$ Developers Plan: Das ist der Preis, wenn du deine App oder Dienstleistung über IFTTT anbieten möchtest und nicht der Betrag, den du als Anwender*in zahlst. Denn die Preisgestaltung für IFTTT ist auf den ersten Blick sehr simpel: es ist kostenlos. Punkt.  

Naja, fast. Für Privatanwender*innen ist die Zapier Alternative kostenlos. Doch für gewerbliche Kund*innen gibt es keine schlanke Preisübersicht wie bei den anderen Tools. Das liegt daran, dass sich das Tool aktuell noch hauptsächlich an private Nutzer*innen richtet.  

Vor- und Nachteile

IFTTT Pros 

Unbegrenzte Applets – Was bei Zapier Zaps heißt, heißt bei IFTTT Applets und die sind tatsächlich unbegrenzt. In der free Zapier Version sind es fünf…  

Smart Home ist, wie gesagt, ein Feld was so kaum eine Automation Plattform bespielt und mit IFTTT umfassend abgedeckt wird: Kühlschränke, Geschirrspüler, Wäschetrockner und andere Haushaltsgeräte lassen sich zentral verbinden und steuern

Über 600 Dienste, darunter Apps, Geschäftstools, Cloud-Plattformen und E-Mail-Anbieter sowie die eben genannten physischen Geräte, können mit IFTTT angesteuert und verbunden werden 

IFTTT Cons 

Das Dashboard ist nicht sehr intuitiv, neue Applets zu erstellen benötigt etwas Eingewöhnung  

Solltest du kein passendes Applet finden, besteht die Möglichkeit selbst eins zu Erstellen. Das ist jedoch, besonders im Vergleich zu Zapier, gar keine so leichte Aufgabe

Änderst du deine Zugangsdaten, Passwort, E-Mail, Benutzername o.ä., kann es tatsächlich zu Fehlern bei der Ausführung kommen. Das gleiche kann passieren, wenn einer der verknüpften Dienste seinen API-Zugriff verändert oder gar komplett einstellt. Eine unangenehme Überraschung 

Power Automate als Zapier Alternative in der Microsoft Umgebung

Power Automate stellt die Cloud-Automatisierungs Software von und für Microsoft Anwendungen dar. Was früher Microsoft Flow hieß, ist heute eben Power Automate mit einem klaren Fokus auf alle Office365 Anwendungen. Da aber viele Unternehmen genau diese Anwendungen tagein tagaus nutzen, verdient Power Automate einen Platz in diesem Vergleich. Bemerkenswert ist auch die Komplexität der möglichen Automatisierungen. Mit Bedingungen wie “For-Each” und “Do-While” oder “If-then-else” sind komplexe Automatisierungen ohne Code möglich.

Preisgestaltung

Zapier-Alternative-Power-Automate

Im Gegensatz zu den Preistabellen der vorigen Tools, zahlst du bei Power Automate pro Benutzer*in. Für diese Person stehen dann aber auch uneingeschränkte aktive Flows (also Workflows) zur Verfügung. Es wird außerdem deutlich, dass die Benutzer*innen ihre Flows selbst erstellen können, je nach individuellen Wünschen und Anforderungen. Das setzt natürlich voraus, dass die Benutzer*innen auch das technische Verständnis hierfür haben. Alternativ setzen Dienstleister, wie wir es sind, die entsprechenden Integrationen für die Kund*innen auf.

Als einzige in dieser Liste bietet Power Automate auch (wie sie es so nett nennnen: beaufsichtigte) RPA an. Das schlägt deutlich teurer zu Buche als der Plan ohne RPA und bestärkt uns wieder darin, warum Cloud-Automation RPA in jedem Falle vorzuziehen ist.

Als letztes gibt es auch die Möglichkeit für fünf Flows pro Monat 500$ zu zahlen. Hier sind dann auch unbegrenzt Benutzer*innen vorgesehen, was natürlich vor allem für personalstarke Unternehmen Sinn macht.

Alles in allem fällt die Preisgestaltung bei Power Automate anders aus, als bei Zapier und den anderen Zapier Alternativen, weshalb sich die Preise nicht so direkt vergleichen lassen. Allerdings seid ihr mit Zapier, Automate.io oder Integromat für 500$ monatlich schon deutlich umfassender aufgestellt und kaum noch limitiert in der Anzahl der Workflows, Nutzer*innen oder Actions, was Power Automate sicherlich zu einem der kostspieligsten Tools dieser Liste macht.

Vor- und Nachteile

Power Automate Pros

Power Automate bietet tausende von Vorlagen, mit denen ihr direkt rein starten könnt. Natürlich werden auch Anwendungen außerhalb der Microsoft Umgebung, wie etwa Facebook, integriert

Power Automate hat eine wirklich brauchbare Mobile App für iOS und Android mit der ihr eure Automatisierungen überall überwachen könnt

Nutzt du die Lizenz pro Benutzer, kannst du sofort eine unbegrenzte Zahl an Flows erstellen, was bei einer oder weniger Personen für 15$ im Monat und sehr vielen Flows sicherlich ein guter Deal ist

Power Automate Cons

Obwohl sich Power Automate auf Anwender*innen ohne technische Kenntnisse fokussiert, wird es bei komplexen Szenarien sehr schnell sehr komplex. Je nach technischem Wissensstand werden hier nicht alle Anwender*innen glücklich

Ähnlich wie Automate.io kann Power Automate der schieren Anzahl an Apps von Zapier nichts entgegen setzen

Fazit: Welche Zapier Alternativen sind lohnenswert?

Am Besten entscheidest du das natürlich für dich selbst. Dieser Blogpost sollte neue Denkanstöße und Erfahrungswerte geben. Für den Gebrauch im Business Bereich sind wir ganz klar Team Zapier und Integromat. Hierbei haben beide Tools für unterschiedliche Projekte und Kund*innen unterschiedliche Vorteile. Wir entscheiden meist von Auftrag zu Auftrag, welches Tool sich besser eignet, nachdem wir die genauen Anforderungen kennen.

Power Automate ist für die Microsoft Umgebung extrem ausgereift und mächtig. Aber genau dann eröffnen sich für unsere Kund*innen meist auch die Grenzen dieser Zapier Alternative: Da sowohl Zapier als auch Integromat Office365 als individuelle Anwendungen unterstützen, aber zusätzlich noch viele weitere, fällt die Wahl zumeist dann doch zu deren Gunsten aus. Sorry for that.

Wie bereits gesagt bietet automate.io zum jetzigen Zeitpunkt einfach nicht genug Anwendungen, die unterstützt werden. Gleiches gilt für Power Automate. Hier sind sowohl Zapier als auch Integromat schon deutlich weiter, sodass die Tools keine wirkliche Zapier Alternative für uns darstellen.

IFTTT ist für den privaten Gebrauch und Technik-Geeks eine wirklich grandiose Spielerei. Genau hier liegt auch der Fokus der Anwendung. Das Business Modell ist noch nicht ausgereift, weshalb auch das keine Zapier Alternative zum jetzigen Zeitpunkt darstellt. Hier sind wir jedoch gespannt, was in der nächsten Zeit noch von den Entwickler*innen kommt. Wir behalten ein Auge darauf.

Falls du dich nach diesem Post dafür entschieden hast, Zapier oder eine Zapier Alternative wie Integromat oder Power Automate von Profis implementieren zu lassen, stehen wir gerne zur Verfügung. Vereinbare einfach noch heute einen kostenfreien Termin zur Automatisierungs- & IT-Beratung. Oder schreib uns eine Nachricht.