Wir arbeiteten mit einem Industriedesign-Unternehmen zusammen, um Kompatibilitätsprobleme zwischen einer ERP- und einer Projektmanagement-Plattform zu lösen und die schnelle und einfache Synchronisierung von Projekten und Zeiteinträgen zu gewährleisten.
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Ein Unternehmen, das sich auf UX-, Interface- und Industriedesign spezialisiert hat, stand vor dem Problem, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungsstellung über verschiedene Systeme und Plugins hinweg zu verwalten, was zu Ineffizienzen in den Arbeitsabläufen führte. Konkret nutzte der Kunde Troi, ein ERP-System für die Rechnungsstellung, Jira für das Projektmanagement und Tempo, ein Plugin für die Zeiterfassung in Jira. Da diese Tools jedoch nicht effektiv miteinander kommunizieren konnten, wandte sich das Unternehmen an uns, um eine automatisierte Lösung zu finden.
Das Ziel des Kunden war es:
Unsere größte Herausforderung bestand darin, Inkompatibilitäten zwischen Troi und Jira zu beseitigen, da ihre Schemata für das Projektmanagement nicht aufeinander abgestimmt waren, was eine direkte Synchronisierung unmöglich machte. Dies erforderte den Aufbau automatisierter Arbeitsabläufe, die diese inkompatiblen Systeme überbrücken. Die Automatisierungsplattform n8n mit ihrem Open-Source-Charakter bot uns ein hervorragendes Tool, um benutzerdefinierte Knoten zu erstellen, die bei der Verbindung der Plattformen halfen. Darüber hinaus setzten wir Airtable als Abgleichstabelle und Kontrollzentrum ein, um Automatisierungen auszulösen und zu überwachen.
Die erste Aufgabe bestand darin, die Kalkulationspositionen von Troi zu Jira zu synchronisieren. Um die strukturellen Inkompatibilitäten der Plattformen zu überwinden, führten wir Airtable als Zwischenschritt ein. Dadurch konnten die Daten aus beiden Plattformen effektiv abgeglichen und synchronisiert werden.
Wir verwendeten n8n, um einen benutzerdefinierten Workflow zu erstellen, der regelmäßig die Projekte in Troi mit denen in Airtable prüfte und verglich. Neue Kalkulationspositionen in Troi wurden automatisch als Einträge in Airtable hinzugefügt, während bestehende Projekte entsprechend aktualisiert wurden.
Diese Lösung bot dem Kunden die vollständige Kontrolle, da Airtable eine intuitive Benutzeroberfläche mit Schaltflächen bot, mit denen der Kunde die Synchronisierung bestimmter Projekte bei Bedarf manuell auslösen konnte. Angesichts des großen Projektvolumens des Kunden stellte diese Funktion sicher, dass er selektiv auswählen konnte, welche Projekte je nach Priorität zu synchronisieren waren. Außerdem war ein Feld enthalten, mit dem der Kunde aus einer Liste von Projektvorlagen für neue Einträge in Jira auswählen konnte, wodurch der Prozess um eine weitere Ebene der Anpassung erweitert wurde.
Sobald ein Issue erfolgreich in Jira erstellt wurde, wurden die erforderlichen Projektdaten automatisch in beiden Plattformen als Referenz gespeichert. Dies war auch notwendig, um sicherzustellen, dass die Zeiterfassungsdaten später mit der korrekten Troi-Kalkulationsposition abgeglichen und synchronisiert werden konnten.
Der Workflow identifizierte auch proaktiv Fehler und protokollierte sie in Airtable, woraufhin automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Kunden geschickt wurden, damit dieser die Probleme umgehend beheben konnte. Alte und überholte Fehler wurden automatisch gelöscht, um ein sauberes und effizientes System zu erhalten.
Das Projekt umfasste auch die Synchronisierung der in Tempo erfassten Zeiteinträge mit den Kalkulationspositionen in Troi für eine genaue Rechnungsstellung. Mithilfe von n8n entwickelten wir einen automatisierten Workflow, der regelmäßig alle Zeiteinträge aus Tempo zusammen mit dem entsprechenden Jira-Issue abrief. Auch hier wurde Airtable als zwischengeschaltete Abgleichtabelle verwendet, um den Datenabgleich zwischen Tempo, Jira und Troi zu erleichtern.
Der Workflow begann damit, zu überprüfen, ob das Jira-Projekt ursprünglich mit einer Kalkulationsposition in Troi verknüpft war. Außerdem wurde geprüft, ob bereits Zeiteinträge vorhanden waren und ob diese bereits in Rechnung gestellt wurden. Wenn nicht, wurde das entsprechende Troi-Projekt über Airtable abgerufen und automatisch ein Rechnungseintrag in Troi erstellt.
Aufgrund des großen Volumens der zu verarbeitenden Zeiteinträge erwies sich das Automatisierungstool n8n einmal mehr als äußerst wertvoll. Seine Fähigkeit, riesige Datenmengen effizient zu verarbeiten und dabei kosteneffizient zu bleiben, machte es zur idealen Wahl für diese Aufgabe, verglichen mit alternativen Tools, denen es an Skalierbarkeit mangelte.
Am Ende des Projekts waren wir in der Lage, eine robuste, skalierbare und kosteneffiziente Lösung zu liefern, die dem Kunden eine nahtlose Synchronisation zwischen Troi, Jira und Tempo ermöglichte. Die Kombination aus n8n für die Automatisierung und benutzerdefinierten Knoten und Airtable als Zwischenstufe löste die Inkompatibilitäten zwischen den Plattformen, wodurch sich der Kunde auf seine Kernarbeit konzentrieren konnte, anstatt isolierte Tools zu verwalten.
Durch die Überbrückung von Softwarelücken und die Integration benutzerfreundlicher Steuerelemente war der Kunde in der Lage, seine Projekte, die Zeiterfassung und die Rechnungsstellung schneller und genauer zu verwalten. Dieses Projekt zeigt, wie wir in der Lage waren, kreative Integrationen selbst für die komplexesten Systemabläufe zu entwerfen und zu implementieren.
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