Die stetig wachsende Nachfrage erforderte eine effizientere Abwicklung der Bestell- und Versandprozesse eines Fachhändlers für Kaminöfen, um den Herausforderungen des digitalen Handels gerecht zu werden.
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Ein führender Fachhandel für Kaminöfen, der seinen Vertrieb über verschiedene Online-Marktplätze betrieb, stand vor der Herausforderung, seine zeitaufwendigen Bestell- und Versandprozesse zu optimieren. Bestellungen, die über mehrere Online-Marktplätze eingingen, wurden manuell verarbeitet und die dazugehörigen Versandinformationen ebenfalls manuell verwaltet. Dies führte nicht nur zu einem hohen Zeitaufwand, sondern war auch anfällig für menschliche Fehler.
Das Unternehmen erhielt die Rechnungen der Kundenbestellungen, welche über mehrere Online-Plattformen getätigt wurden, woraufhin die Informationen manuell erfasst und an die Spediteure weitergeleitet wurden. Diese lieferten die Produkte aus und sendeten die Versandinformationen zurück, die wiederum manuell an die Onlineshops weitergeleitet wurden. Schließlich erhielten die Kund*innen eine Versandbestätigung – ebenfalls manuell erstellt.
Für die Rechnungserstellung wurde easybill genutzt, während die Kommunikation mit den Spediteuren überwiegend per E-Mail stattfand. Die fehlende zentrale Datenbank und mangelnde Automatisierung erschwerten die Verwaltung erheblich.
Der alte Prozess war durch einen enormen administrativen Aufwand und eine hohe Fehleranfälligkeit geprägt. Unterschiedliche Datenformate der Spediteure führten zu Unübersichtlichkeit, und die zeitliche Verzögerung bei der Kundenkommunikation beeinträchtigte die Kundenzufriedenheit. Eine Prozessoptimierung war unausweichlich, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden.
Daher strebte das Unternehmen eine vollständige Automatisierung des Bestell- und Versandprozesses an. Eine zentrale und einheitliche Übersicht über alle Bestellungen sollte geschaffen werden, und die manuelle Eingabe von Daten sollte minimiert werden. Ziel war es, die Kommunikation mit Spediteuren und Kunden zu verbessern und Fehlerquellen zu reduzieren.
Mit der Implementierung neuer Tools wie Airtable und Make gelang es uns, den gesamten Prozess zu automatisieren. Airtable diente als zentrale Datenbank für Bestellungen und Versandstatus, während Make die Automatisierung von Bestell- und Versandprozessen ermöglichte. Zudem wurden APIs genutzt, um die Bestellbestätigungen der Onlineshops effizient zu integrieren, und 0CodeKit erlaubte individuelle Anpassungen der Onlineshop-Schnittstellen.
Der neue automatisierte Prozess begann mit der Übertragung der Bestelldaten von easybill an Airtable. Dabei wurden sämtliche Informationen, darunter Rechnungen, Items und Kontaktdaten, automatisch verzeichnet und verlinkt. Der Lagerbestand wurde ebenfalls aktualisiert. Zudem wurden unter bestimmten Voraussetzungen E-Mails versendet.
Die Bestellungen wurden automatisch den passenden Spediteuren zugeordnet, und die entsprechenden Versandinformationen in den erforderlichen Formaten übermittelt.
Spediteure sandten Versandbestätigungen zurück, die automatisch an die Onlineshops weitergeleitet wurden, sodass Kund*innen zeitnah ihre Versandbestätigung erhielten. Alle vom Spediteur gesendeten Dateien wurden in einer Gesamtübersicht in Airtable hochgeladen, und daraufhin wurde, je nach Spediteur, der nächste Prozess ausgelöst. Nachdem unser Kunde die Information bekommen hat, dass Bestellungen versendet wurden, wurden diese ebenfalls automatisch in den unterschiedlichen Shops als versendet markiert. Auch bei Problemen erfolgte eine automatische Schadenmeldung per E-Mail an die Spediteure.
Die Implementierung stieß auf diverse Herausforderungen, insbesondere aufgrund der unterschiedlichen Datenformate und Strukturen (z.B., csv, excel, usw.) zwischen Spediteuren und Onlineshops. Einige Onlineshops verfügten über keine Standard-Schnittstellen und keine eigene App in Make, was die Entwicklung individueller API-Calls erforderlich machte.
Durch den Einsatz von Airtable, Make, 0CodeKit, und den entsprechenden API-Integrationen konnte das Unternehmen einen erheblichen Schritt in Richtung Effizienz und Kundenorientierung machen. Die Automatisierung der zuvor manuell ablaufenden Prozesse erlaubte einen einheitlichen und transparenten Überblick über alle Bestellungen, was zudem den manuellen Arbeitsaufwand drastisch reduzierte. Dies führte zu einer Minimierung von Fehlern und zu einer schnelleren Bestellabwicklung. Die Kommunikation zwischen unserem Kunden, den Spediteuren und Onlineshops verbesserte sich erheblich, was auch die Kundeninformationen über den Versandstatus beschleunigte und zuverlässiger machte.
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