Du möchtest einen nahtlosen Übergang von Vertrieb zu Projektmanagement schaffen? Keine Informationen sollen verloren gehen, aber dennoch soll der administrative Aufwand klein gehalten werden? Automatisiertes Projektmanagement hilft dir dabei, den Überblick zu behalten.
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Nach dem Vertragsschluss fängt die Arbeit erst so richtig an. Der Vertrieb hat einen Deal geschlossen, die Vertragsdetails wurden geklärt, alle Anforderungen wurden geklärt und das Projekt soll nun starten.
Selbstverständlich wurde zuvor bereits im Vertrieb einiges automatisiert: Vertrags- und Angebotserstellung, Kommunikation und die Datenpflege im CRM. Der kritische Punkt ist nicht nur die saubere Übergabe ans Projektmanagement, sondern auch eine effiziente und einfache Projektpflege. Genau hier setzt die Automatisierung des Projektmanagements an.
Wenn ein neues Kundenunternehmen gewonnen wurde, ist es nicht unüblich, dass eine geteilte oder auch interne Anwendung fürs Projektmanagement genutzt wird. Das kann Trello, Asana, Clickup oder auch Jira sein. Zum einen ist es wichtig, alle relevanten Informationen auch dort zu hinterlegen. Zum anderen ist es von Bedeutung, das Team zu informieren und gegebenenfalls die Kund*innen einzuladen, in dem Tool zu kollaborieren.
Die einfachste Automatisierung hierbei ist sicherlich, dass automatisch nach Vertragsschluss ein Projektboard angelegt wird. Wird im CRM oder in einer Datenbank der Status der Kund*innen entsprechend gesetzt, so wird diese Information im Hintergrund automatisch weitergegeben.
Natürlich ist hierbei auch eine Individualisierung möglich: Anhand verschiedener Kriterien werden je nach Kund*innenart oder Projekt verschiedene Projektvorlagen genutzt, um mehr Übersichtlichkeit zu schaffen. Anhand verschiedener Käufe, die getätigt werden, werden automatisch Zuweisungen getroffen.
Aber auch die Informationen, die bereits geflossen sind, können automatisch dem Projektmanagement zur Verfügung gestellt werden. So entsteht eine nahtlose Kommunikation ohne Informationsverlust. So können Notizen oder Anmerkungen aus dem CRM automatisch in das Projektmanagement-Tool übergeben werden.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Gespräche mit den Kund*innen aufzunehmen, automatisch zu transkribieren und zur Verfügung zu stellen. So können wichtige Details nachgelesen werden und händische Notizen gehören der Vergangenheit an.
Benachrichtigungen über Änderungen, Aufgaben oder Fälligkeiten können auch automatisch an Personen versendet werden, die nicht direkt daran arbeiten. So können beispielsweise Teammitglieder, die nur punktuell im Projekt helfen, erfahren, wann ihre Mithilfe gefragt ist oder wo das Projekt gerade steht.
Diese gesamte Automatisierung des Projektmanagements ist ebenfalls zweisprachig möglich. So kann über ein zwischengeschaltetes Übersetzungstool wie Google Translate oder DeepL sichergestellt werden, dass alle Teilhabenden das Projekt verstehen. Auch hierbei ist es egal, ob Asana, Clickup, Trello, Jira oder andere Projekttools genutzt werden.
Entscheidend für die Automatisierung des Projektmanagements ist, dass Projekte auf Templates heruntergebrochen werden können. Somit lässt sich Projektmanagement in fast 80 bis 90 Prozent der Fälle automatisieren lässt und wird so skalierfähig.
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