Diese Fallstudie veranschaulicht die Umgestaltung des Berichtsprozesses eines Dienstleistungsunternehmens durch ein Microsoft Power BI-Dashboard, das Daten aus verschiedenen Quellen automatisierte und zentralisierte.
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Unser Kunde, ein mittelständisches IT-Dienstleistungsunternehmen, verwaltete seine Finanz- und Ticketing-Kennzahlen manuell, indem er Daten von weclapp bezog. Dieser Prozess war sehr zeitintensiv und erforderte jeden Monat zwei bis drei Tage für den Zugriff, die Zusammenstellung und die Analyse der Berichte. Unser Kunde musste Berichte manuell überprüfen und Daten zu Kennzahlen wie Umsatz, erfasste Stunden, Ticketanzahl und weitere Angelegenheiten sammeln.
Dieser manuelle Ansatz war ineffizient, verzögerte oft die Entscheidungsfindung und beeinträchtigte die Fähigkeit, schnell auf Trends in der Arbeitslast oder der finanziellen Leistung zu reagieren. Um dem entgegenzuwirken, benötigte der Kunde ein effizienteres System, um Daten zu zentralisieren und umsetzbare Erkenntnisse in einer benutzerfreundlichen Form bereitzustellen.
Wir schlugen ein Microsoft Power BI-Dashboard vor und entwickelten dieses, um den Berichterstattungsprozess des Kunden zu zentralisieren und zu automatisieren. Das Dashboard wurde so konzipiert, dass es Daten aus verschiedenen Quellen, darunter APIs, Excel-Dateien und Postgres-Datenbanken, nahtlos integrierte. Da die Daten jede Nacht automatisch aktualisiert wurden, hatten die Nutzer*innen immer Zugriff auf die neuesten Informationen, ohne sie manuell abrufen zu müssen.
Um den vielfältigen Berichtsanforderungen unseres Kunden gerecht zu werden, umfasste das Dashboard anpassbare Visualisierungen, die es den Nutzer*innen ermöglichten, bestimmte Metriken zu filtern und zu untersuchen, wie z. B. den Status von Tickets und die monatliche Leistung.
Bei der Gestaltung des Dashboards wurde Wert auf Einfachheit und Klarheit gelegt, sodass es leicht zu navigieren war, ohne Nutzer*innen zu überfordern. Es wurden auch mehrere Designoptionen vorgeschlagen, um sicherzustellen, dass die ästhetischen Präferenzen des Kunden und die Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt wurden. Indem wir ein Gleichgewicht zwischen moderner Ästhetik und Funktionalität herstellten, gelang es uns, ein Dashboard zu entwerfen, das sowohl visuell ansprechend als auch höchst intuitiv war.
Schließlich wurde das Dashboard auch mit modularen Komponenten entwickelt, sodass unser Kunde mit dem Wachstum seines Unternehmens ebenfalls die Berichtsfunktionen erweitern konnte.
Die Implementierung des Power BI-Dashboards veränderte die Berichterstattung unseres Kunden in mehrfacher Hinsicht. Zum einen machte das automatisierte Dashboard die manuelle Datenerfassung überflüssig, wodurch die Zeit für die Berichterstattung, die zuvor mehrere Tage dauerte, verkürzt wurde. Dank der nächtlichen Datenaktualisierung können die Benutzer*innen jeden Morgen auf Echtzeitmetriken zugreifen, was eine schnellere Entscheidungsfindung und eine schnellere Reaktion auf geschäftliche Anforderungen ermöglicht.
Die farbcodierten Darstellungen des Dashboards bieten außerdem sofortige Klarheit über die Leistungskennzahlen und machen es unserem Kunden leicht, Ticket-Trends und weitere Trends wie Schwankungen der Arbeitslast, Verteilung der Arbeitslast und Umsatzwachstum zu erkennen. Das Dashboard bietet auch die Möglichkeit, bestimmte Datensegmente für detaillierte Einblicke aufzuschlüsseln.
Der modulare Aufbau macht es zudem zu einer benutzerfreundlichen Lösung, die sich an künftige Datenquellen, Metriken und Berichtsanforderungen anpassen lässt. Wenn sich die Bedürfnisse unseres Kunden weiterentwickeln, kann das Dashboard erweitert werden, ohne dass eine komplette Überarbeitung erforderlich ist, was es zu einer nachhaltigen, langfristigen Lösung macht.
Diese Fallstudie zeigt, wie wir in der Lage waren, bestehende Berichte mit vollautomatischen Aktualisierungen neu zu erstellen und neue Module hinzuzufügen, um ein Unternehmen bei der Vertiefung von Daten zu unterstützen. Auf diese Weise konnte das Unternehmen auch mühelos klarere und aufschlussreichere Visualisierungen erstellen.
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