Ausbildung
Automatisierte Rechnungserstellung
Entdecke, wie Monday, Make und Lexoffice erfolgreich integriert wurden, um die Datenverwaltung und Rechnungserstellung eines Ausbildungszentrums zu automatisieren.
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Unser Kunde ist ein Bildungsinstitut, das sich auf systemische Aus- und Weiterbildungen für Coaches, Berater*innen und Führungskräfte spezialisiert hat. Darüber hinaus bietet er Merchandise und Räume, die für Seminare und Trainings gemietet werden können. Mit seinen Angeboten ist das Unternehmen darauf ausgerichtet, systemische Arbeit für Einzelpersonen und Organisationen zu fördern.
Die bedeutendste Herausforderung für das Unternehmen war es, die Verwaltung der Kund*innen, Kurse und Produkte übersichtlicher zu gestalten und die Rechnungserstellung zu optimieren, um den manuellen Aufwand zu minimieren. Bislang verwendete das Unternehmen das CRM-System Monday und verwaltete seine Daten und Finanzen manuell mit Microsoft Outlook.
Um diese Prozesse zu automatisieren, integrierten wir neben Monday auch die Buchhaltungssoftware Lexoffice und die Automatisierungsplattform Make. Diese Kombination ermöglichte es unserem Kunden, sowohl die CRM-Funktionen von Monday als auch die Finanzverwaltungsfunktionen von Lexoffice zu nutzen. So wurde eine zentralisierte Datenverwaltung gewährleistet, bei der die Daten automatisch zwischen beiden Plattformen synchronisiert und aktuell gehalten wurden.
Dank dieser automatisierten Datensynchronisation konnten wir dem Unternehmen eine automatisierte und vereinfachte Abwicklung der Rechnungsstellung und des E-Mail-Versands ermöglichen, was zu einer verbesserten finanziellen Übersicht und Kontrolle führte. Zudem bot diese Integration dem Kunden die Möglichkeit, seiner Kundschaft maßgeschneiderte Zahlungsmodelle anzubieten, welche automatisch verarbeitet wurden. Wir implementierten Automatisierungslösungen für verschiedene Prozesse mithilfe von Make.
In Monday existierten verschiedene Boards mit den Kontakten, Verträgen und Produkten unseres Kunden. Um sicherzustellen, dass die Daten in Monday und Lexoffice übereinstimmten, richteten wir eine Automatisierung in Make ein. Hierfür wurde Monday täglich nach neuen Kontakten geprüft. Sobald ein neuer Kontakt für einen Teilnehmenden oder ein Unternehmen in Monday erstellt wurde, wurde dieser Kontakt automatisch mit der zugehörigen E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer in Lexoffice erstellt oder aktualisiert. Die Kontakt-ID und Kundennummer von Lexoffice wurden dann automatisch dem entsprechenden Monday-Board hinzugefügt.
Sobald ein Kontakt mit einem Vertrag und Produkt verknüpft wurde, wurde der betreffende Teilnehmende innerhalb von Monday in die entsprechenden Teilnehmer-, Anwesenheits- und Rechnungslegungslisten des Kurses aufgenommen.
Die automatisierte Rechnungserstellung wurde ebenfalls mithilfe von Make realisiert. Nach Unterzeichnung eines Vertrags wurden die erforderlichen Vertragsinformationen wie Kursart, Kostenträger, Zahlungsmodell und Rabatte überprüft. Daraufhin wurde der Rechnungsentwurf in Lexoffice generiert, wobei relevante Informationen wie der Rechnungsbetrag, die Lexoffice-ID der Rechnung und der Rechnungslink zu Monday übertragen wurden. Durch diese Make-Automation konnte unserer Kunde auch verschiedene personalisierbare Zahlungsmodelle anbieten, die automatisiert und an individuelle Anforderungen angepasst wurden. Die Vielfalt der Zahlungsmöglichkeiten führte zu zahlreichen Varianten und Verzweigungen in diesem Prozess.
Die Erstellung von Rechnungsentwürfen für Raumvermietungen und Merchandise erfolgte auf ähnliche Weise, jedoch mit weniger Komplexität. Die automatisierten Prozesse waren flexibel und skalierbar und konnten somit problemlos an die unterschiedlichen Produkte unseres Kunden angepasst werden.
Je nach gewähltem Zahlungsmodell wurden die in Lexoffice erstellten Rechnungsentwürfe automatisch und rechtzeitig an die entsprechenden Empfänger*innen versandt, nach wie vor mit MS Outlook. Bei offenen Rechnungen wurde das Fälligkeitsdatum direkt zu Monday hinzugefügt und der Rechnungsstatus im entsprechenden Board aktualisiert. Ebenso wurde der Rechnungsstatus für bezahlte und stornierte Rechnungen in Monday aktualisiert.
Im Falle überfälliger Rechnungen in Lexoffice wurden automatisch unterschiedliche Zahlungserinnerungen generiert. Die Inhalte dieser E-Mail-Entwürfe waren je nach Zahlungsmodell, Kostenträger, Datum und Produkt individuell anpassbar, was zu verschiedenen Verzweigungen in der Make-Automation führte. Analog zu der Verwaltung offener, bezahlter und stornierter Rechnungen wurden auch hier der Rechnungsstatus in Monday aktualisiert.
Als eigenständige Automatisierung haben wir darüber hinaus den Prozess der Verarbeitung eingehender Rechnungen für unseren Kunden mit Make automatisiert. Hierzu wurde von neu eingegangenen Rechnungen im Posteingang des Kunden die PDF-Datei extrahiert und anschließend in Lexoffice hochgeladen. Diese Maßnahme hatte zur Folge, dass manuelle Arbeit eingespart und die interne Finanzverwaltung des Kunden optimiert wurde.
Die Implementierung von Automatisierungslösungen ermöglichte unserem Kunden nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis bei der Verwaltung verschiedener Prozesse, sondern führte auch zu einer verbesserten Datenkonsistenz und -verwaltung. Durch die Integration von Monday, Make und Lexoffice konnten wir eine Reihe von Prozessen automatisieren, die zuvor manuell verwaltet wurden. Dies umfasste die Einführung der Buchhaltungssoftware Lexoffice und die Synchronisation von Kontaktdaten zwischen Monday und Lexoffice, die automatische Erstellung von Rechnungsentwürfen, der Versand von Rechnungen und Mahnungen, die Verwaltung verschiedener Zahlungsmodelle und -optionen sowie die Abwicklung eingehender Rechnungen.
Mit der Automatisierung dieser Abläufe wurde nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Grundlage für ein nachhaltiges und gut organisiertes Finanzmanagement geschaffen. Insgesamt stellten diese Lösungen einen bedeutenden Schritt in Richtung Prozessoptimierung, Genauigkeit und Skalierbarkeit für unseren Kunden dar. Dieser ermöglichte es ihm, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig die Verwaltungsaufgaben auf das Wesentliche in Monday zu minimieren.
Bereit, die Möglichkeiten von Make zu entdecken? Kontaktiere uns jederzeit, um deine Automatisierungsreise zu beginnen. Wir sind für dich da und bieten dir fachkundige Beratung und Unterstützung bei jedem Schritt.
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