Wie oft am Tag kopierst du eigentlich Daten von A nach B? Oder du ärgerst dich, dass Informationen in einer Datenbank längst veraltet sind?
Wenn du dich bei diesen Fragen ertappt fühlst, lohnt es sich vielleicht über Workflow Automation nachzudenken. Denn diese übernimmt selbstständig digital ablaufende Aktionen und Aufgaben.
Workflow Automation kann deinem Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten, so die Produktivität zu steigern und nicht zuletzt Wachstum zu generieren. Klingt ganz schön hochtrabend, aber überzeug dich am besten selbst.
Workflow Automation ist, wenn eine Reihe von Aufgaben und Tätigkeiten miteinander verknüpft wird und selbstständig ablaufen kann. Dieser Arbeitsablauf folgt immer dem gleichen Schema. Hierfür muss der Prozess zunächst identifiziert und definiert werden. Es muss also klar sein, in welcher Reihenfolge welche Aufgaben erledigt werden und in welcher Qualität das passieren soll.
Außerdem muss der Prozess gänzlich digital ablaufen.
Das ist die grundlegendste Voraussetzung der Workflow Automation. Ist dieser Punkt abgehakt, dann kann über eine Automatisierung nachgedacht werden. Mittels geeigneter Technologien und Software können nämlich digital verarbeiteten Daten miteinander verknüpft werden. Denn häufig werden innerhalb eines Workflows ganz verschiedene Anwendungen verwendet, etwa E-Mails, eine Datenbank, vielleicht ein ERP-System oder ein CRM. Daten sind die Währung dieser Softwares.
Damit diese Datenübergabe gelingt, spielt die Standardisierung eine wichtige Rolle. Denn Workflow Automation lebt davon. Ein definierter Auslöser startet den Arbeitsablauf. Dieser löst dann weitere Aktionen aus, die zwar immer dem gleichen Schema folgen, aber mit zahlreichen “Wenn, dann” Funktionen oder Filtern versehen werden können. So können hochkomplexe und flexible Workflow Automations entstehen.
Verbraucher erwarten heute schnellere Ergebnisse und die Digitalisierung ist der einzige Weg, diese zu liefern. Durch die Automatisierung häufig auftretender Aufgaben können Unternehmen Zeit, Aufwand und Geld sparen. Und durch die schnelle sowie präzise Bereitstellung qualitativ hochwertiger Arbeit gewinnen Unternehmen einen Vorteil gegenüber Wettbewerbern, die sich auf manuelle Prozesse verlassen. Um all dies zu erreichen, benötigen Sie jedoch eine effektive Software zur Workflow-Automatisierung.
Die Automatisierung folgt als logischer nächster Schritt der Digitalisierung. In einer Umfrage aus 2021 gaben 75% der befragten IT-Entscheider:innen an, dass sie steigender Komplexität im IT-Betrieb mit Automatisierung begegnen möchten. Zeitgleich gaben 70% an, dass der Ausbau der Digitalisierung und die Erhöhung der Effizienz (40%) die wichtigsten Anforderungen der Geschäftsleitung an die IT im kommenden Jahr sein werden. Die beiden Themen Digitalisierung und Automatisierung sind also nur schwer zu trennen. Workflow Automation verbindet genau das mit der angestrebten Effizienzerhöhung.
Workflow Automation übernimmt häufig nicht nur sich wiederholende Aufgaben, sondern auch sehr stumpfe Aufgaben. Beispielsweise das Kopieren und Einfügen von Daten. Informationen von der E-Mail ins CRM händisch übertragen war gestern. Genau diese kleinen Klicks unterbrechen aber häufig wichtigere und komplexere Aufgaben. Workflow Automation vermeidet das und steigert so die Effizienz der Arbeitsabläufe.
Zugegeben, zu Beginn kann Workflow Automation komplex erscheinen. Schließlich muss der Arbeitsablauf mit all seinen Eventualitäten definiert werden. Daraus können komplexe Flowcharts, BPMNs oder Entscheidungsbäume entstehen. Doch ist dieser Schritt einmal getan und die Workflow Automation implementiert, wird die Komplexität in den täglichen Arbeitsabläufen deines Teams deutlich verringert.
Wir haben es erlebt, dass Workflows, die vorher Stunden gedauert haben, durch erfolgreiche Workflow Automation nur noch wenige Sekunden dauern. Beispielsweise die Erstellung eines Reportings. Müssen wir mehr zu diesem Punkt sagen?
Das wahrscheinlich Beste an der Workflow Automation, dass sie stabil läuft - völlig unabhängig von der verarbeiteten Datenmenge. Der Automatisierung ist es egal, ob täglich 10 oder 100 Prozessabläufe stattfinden. Das bedeutet für dein Unternehmen, dass die Workflow Automation mit dir wächst. Wenn du plötzlich mehr Kapazitäten benötigst, liefert die Automatisierung sie.
Bei diesem Punkt helfen einige Fragen, die du dir selbst aber auch den Personen, die am Prozess beteiligt sind, stellen kannst:
Wie oft läuft der Prozess ab?
Wie lange dauert er durchschnittlich?
Wird er gerne gemacht oder ist er notwendiges Übel?
Braucht der Prozess Kreativität oder jedes Mal neue Entscheidungen?
Ist der Prozess an eine einzelne Person gebunden? Wenn ja, wieso?
Können scheinbar individuelle Abläufe standardisiert werden?
Unserer Erfahrung nach macht es vor allem Sinn, Workflow Automation für Prozesse zu verwenden, die regelmäßig stattfinden und ungeliebt sind. Auch Hilfstätigkeiten, wie etwa Daten in einem CRM erfassen, eignen sich hervorragend zur Automatisierung. Denn dein Vertriebsteam ist zwar dringend auf aktuelle Informationen aus dem CRM angewiesen, aber muss diese dafür nicht zwingend selbst händisch erfassen. Außerdem sollte Standardisierung nicht unterschätzt sein. Sie ist viel häufiger möglich, als du vielleicht denkst.
Workflow Automation unterstützt dein Team häufig bei ihren täglichen Aufgaben. Sie erleichtert also die Arbeit, statt sie gänzlich zu ersetzen. So zum Beispiel standardisierte Kommunikation. Was bedeutet in diesem Falle standardisiert? Wenn du E-Mails mit identischem Inhalt an verschiedene Personen sendest, ist das standardisiert. Das kann etwa im Onboarding neuer Kund:innen der Fall sein. Nach Vertragsabschluss benötigst du gewisse Dokumente und Unterlagen. Diese Nachfrage kann per E-Mail automatisch versendet werden. Auslöser hierfür kann der Status in deinem CRM sein “Deal won”.
Das Abfragen von Informationen und Daten ist ein weiterer häufig automatisierter Workflow. Mittlerweile ist es über Formulare extrem einfach geworden, erforderliche Daten abzufragen. Doch was passiert im Anschluss mit diesen Daten? Sie können in aller Regel direkt an der Stelle eingefügt werden, wo sie benötigt werden, beispielsweise in einer Datenbank. Auf Wunsch kann eine E-Mail über den erfolgreichen Upload verschickt werden. Dieser Datenupload kann außerdem wieder als Auslöser neuer Aktionen gelten. So kann beispielsweise ein PDF generiert werden, das die Informationen übersichtlich darstellt.
Eine der Workflow Automations, die am häufigsten bei uns angefragt wird, befasst sich mit der Buchhaltung. So können Belege und Rechnungen, die als E-Mail bei dir eingehen, automatisch im richtigen Ordner und zusätzlich in deiner Buchhaltungssoftware abgelegt werden. Du kannst die Zahlungen direkt verbuchen und stellst sicher, dass die Belege an der richtigen Stelle archiviert werden.
Wir haben jetzt viel von der Workflow Automation geschwärmt, zugegeben. Aber natürlich kommt auch diese Technologie an ihre Grenzen. Insbesondere dann, wenn der Aufwand den Nutzen übersteigt. Wenn ein Arbeitsablauf ein Mal pro Jahr 5 Minuten benötigt, ist der Aufwand, ihn zu automatisieren, wahrscheinlich kaum den Zeitgewinn wert. Nichtsdestotrotz lohnt es sich, über eigene Potenziale nachzudenken. Selbst wenn ein Prozess schlussendlich nicht automatisiert wird oder werden kann, ist die Standardisierung und Digitalisierung an sich meist schon ein Effizienzgewinn.
Wenn du mehr über das Thema Workflow Automation erfahren möchtest, grenzen wir den Begriff hier noch einmal gegen die iPaaS Technologie ab.
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