Prozesse völlig eigenständig ablaufen lassen, Skalierung und Effizienz realisieren und das alles ohne (viel) Programmieren dank Low-Code und No-Code – das klingt nach vielen Versprechungen und blumigen Aussichten.
Cloud-Automatisierung kann und will diese Versprechungen einhalten: mit intuitiven Oberflächen, zahlreichen Ressourcen und viel Reichweite. So wundert es nicht, dass der Markt für Automatisierungsplattformen, auch iPaaS genannt, wächst. Die Konkurrenz steigt und so kommen wir nicht drumherum, die wichtigsten Anwendungen miteinander zu vergleichen.
Denn besonders für Einsteiger*innen können viele der Anwendungen sehr ähnlich erscheinen. Wir möchten aber die Unterschiede herausarbeiten und schicken Workato und Make in die Arena. Der Vergleich deckt die technischen und inhaltlichen Funktionalitäten, die Preisgestaltung und die Nutzerfreundlichkeit ab. Für einen ersten Überblick bieten wir auch einen Blogbeitrag über Make.
Der erste Unterschied wird bei der Erstellung eines Testaccounts deutlich. Denn auf der Homepage von Workato findest du zunächst nur die Buttons “Login” oder “Talk to sales”. Du kannst dich über den Login allerdings mit Microsoft 365, Google, Salesforce, Slack oder Wrike einloggen. So kannst du dir die Automatisierungsplattform zunächst in Ruhe anschauen.
Bei Make hingegen findest du direkt auf der Website den Button „Get started free“ und kannst dich sofort registrieren. Hier kannst du dich mit Google, Facebook, GitHub oder deiner E-Mail anmelden.
Workato hat eine weitere Hierarchieebene als Make: Du kannst einzelne Projekte erstellen, in denen wiederum Ordner angelegt werden, die deine Recipes enthalten. Make bietet keine Projektebene, sondern ermöglicht es dir, deine Prozesse in Ordnern zu sortieren. Damit bietet Workato etwas mehr Übersichtlichkeit.
Startest du ein neues Scenario oder Recipe (der Einfachheit halber nennen wir hier beide Prozesse), dann ist natürlich zunächst die Verknüpfung mit deinen gewünschten und verwendeten Applikationen nötig.
Für einen besseren Vergleich des Interfaces und der technischen Möglichkeiten haben wir versucht, den exakt gleichen Prozess in Workato und Make zu erstellen.
Zunächst wählen wir Airtable als Trigger, eine intuitive Datenbank, die sich perfekt für Automatisierungen eignet. Make bietet die folgenden Trigger-Aktionen für Airtable:
Workato hingegen bietet diese Trigger-Aktionen für Airtable an:
Im Anschluss muss das Airtable-Konto über den API-Schlüssel verknüpft werden und die richtige Tabelle und der Eintrag ausgewählt werden, der als Auslöser dient.
Bei beiden Plattformen kann jetzt schon die Komplexität steigen, denn für eine bessere Filterung können Formeln verwendet werden. Diese sind wirklich leistungsstark und können deine automatisierten Prozesse bis ins kleinste Detail vervollständigen.
Auch wie der Prozess nach dem Auslöser weiter verläuft, kann individuell gestaltet werden. Beide Plattformen bieten Abzweigungen, “wenn, dann...” Funktionen, Error Handlers oder Filter, damit der Ablauf besser modelliert wird.
Allerdings gibt es hierbei kleine Unterschiede: Funktionen wie Aggregieren sind in Workato, zumindest standardmäßig, nicht vorhanden. Unserer Meinung nach ist Make mit seiner Logik näher an der realen Welt und kann daher im Vergleich zu Workato deutlich komplexere Integrationen oder Prozessautomatisierungen abbilden.
In unserem Setup entscheiden wir uns für einen sehr einfachen Prozess und verknüpfen HubSpot als CRM. Hier wird ein neuer Kontakt angelegt, sobald ein neuer Eintrag in Airtable erstellt wird. Im Anschluss lassen wir uns darüber in Microsoft Teams benachrichtigen. Die so entstandenen simplen Prozesse sehen dann in der Oberfläche beider iPaaS-Plattformen recht unterschiedlich aus.
Bei der Preisgestaltung könnten die beiden Anwendungen nicht unterschiedlicher sein. Workato bietet zwei Preisoptionen an: “Workato for your business” und “Workato for your product”.
„Required“ bildet die Basis von Workato for your business. Es umfasst Arbeitsbereiche mit unbegrenzten Anwendungen, Verbindungen, Rezepten, Builder*innen und Administrator*innen. Bei Bedarf können auch Tasks hinzugefügt werden.
Die zweite Option, “Workato for your product” ist nur für Nutzer*innen relevant, die ihre Software über Integrationen mit weiteren Anwendungen verbinden möchten. Einen Preis verrät Workato für beide Optionen nicht. Du kannst lediglich ein Angebot anfordern. Hierfür ist es notwendig, eine Demo zu vereinbaren.
Make hingegen kommuniziert die Preisstrategie sehr transparent:
Es gibt eine kostenlose Version mit 1.000 Operations pro Monat. Diese werden in Make als die einzelnen Schritte innerhalb eines Prozesses definiert.
Operations sind ausschlaggebend für das gewünschte Abonnement. Von $9 bis $29 pro Monat und sogar bis hin zu Unternehmenslösungen bietet Make ein Paket für jeden Bedarf. Die Plattform ermöglicht es dir auch, weitere Operationen hinzuzufügen, wenn du dein monatliches Limit ausgeschöpft haben.
Ein direkter Vergleich ist in diesem Bereich also nur bedingt möglich. Die Preise werden bei Make transparenter kommuniziert, was für Einzelpersonen attraktiver sein könnte.
Für Unternehmen ist insbesondere der Aspekt der Compliance von großer Bedeutung. Rollen, Rechte und Sicherheit müssen gewährleistet sein. Make for Enterprise bietet dabei zahlreiche Funktionen, welche die Sicherheit erhöhen sollen, zum Beispiel:
Selbstverständlich bietet auch Workato Maßnahmen, welche die strengen Vorgaben an Datenschutz, Sicherheit und Compliance erfüllen sollen: optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung mithilfe einer Authentifizierungs-App wie Google Authenticator oder Microsoft Authenticator, Integration mit SAML-kompatiblen Single Sign-On (SSO)-Systemen von Drittanbietern, Hosting in ausgewählten Nicht-US-Regionen, regelmäßige Schwachstellen- und Penetrationstests oder natürlich die Vergabe von Rechten und Rollen.
Zugegeben, die Nutzerfreundlichkeit zu bewerten, fällt uns zumindest bei Make etwas schwerer, da wir die Plattform täglich nutzen und dadurch bestens vertraut sind. Dennoch möchten wir uns in die Lage von Neueinsteiger*innen versetzen.
Bei Workato ist die kostenlose Testversion etwas versteckt. Aber das ist auch so gewollt, schließlich werden Kaufentscheidungen in großen Unternehmen selten an einem Tag von einer Person getroffen. Darum klammern wir diesen Aspekt in diesem Vergleich aus, für Neugierige ist es bei Make jedoch deutlich leichter, sich einen kostenlosen Account zum Ausprobieren anzulegen.
Nach dem Login landest du bei beiden iPaaS-Plattformen auf dem Dashboard. Hier punktet ganz klar Workato, da sein geradliniges Design sofort einen Überblick über die relevanten Daten schafft.
Neben der Anzahl deiner Recipes siehst du auch die Anzahl der erfolgreichen Durchläufe (Jobs) wie auch fehlgeschlagene Jobs und die Anzahl der genutzten Tasks – alles aufgeschlüsselt pro Tag. Außerdem kannst du nach Zeit, Projekt und Recipe filtern. Eine weitere Ansicht, der Dependency Graph, zeigt, wie deine verschiedenen Prozesse in Verbindung stehen. Diese Funktion ist hervorragend, wenn du nicht den Überblick über mehrere Hunderte Recipes verlieren möchtest.
Bei Make hingegen fällt das Dashboard sehr schlank aus. Neben deinen Einstellungen findest du hier einen Graphen, der dir anzeigt, wie viele Operations du in den letzten 30 Tagen pro Tag verwendet hast und welche Datenmenge dabei übermittelt wurde. Im Vergleich sind die Ergebnisse eher dürftig.
Zu diesem Schritt haben wir weiter oben bereits Vergleiche aufgezeigt. Beide iPaaS-Plattformen, Workato und Make, führen dich durch das Anlegen neuer Prozesse Schritt für Schritt. Grundlegende Automatisierungen können so im Handumdrehen erstellt werden.
Komplizierter wird es, wenn du die zahlreichen Funktionen, Filter und Bedingungen nutzen möchtest, die beide Tools bieten. Denn die Möglichkeiten sind wirklich zahlreich. Sowohl bei Make als auch bei Workato brauchen Anfänger*innen in unseren Augen etwas Zeit, um sich zurechtzufinden. Beide Anbieter unterstützen dich jedoch mit Videos und Schulungsmaterial.
Eine Plattform, die verschiedene Anwendungen miteinander verknüpfen möchte, lebt natürlich davon, dass ebendiese Anwendungen auch ausreichend unterstützt werden. Deshalb ist die einfache Anzahl der unterstützten Anwendungen wichtig, ebenso wie die Erweiterungsmöglichkeiten über die API-Schnittstellen.
In Workato ist die Kompatibilität derzeit eher auf Unternehmensanwendungen ausgerichtet: Über 1.200 Konnektoren sind verfügbar. Sogenannte On-Premise-Konnektoren werden ebenfalls standardmäßig mitgeliefert. Make hingegen bietet über 1.900 Anwendungen, aber standardmäßig auch nur eine begrenzte On-Premise-Unterstützung. Für die Integration mit On-Premise-Systemen sind möglicherweise Tools von Drittanbietern oder benutzerdefinierte API-Integrationen erforderlich.
Beide iPaaS-Plattformen bieten aber auch eine besonders wichtige Funktion: Fast jede Anwendung kann über HTTP- oder API-Aufrufe angebunden werden. Das bedeutet, dass nicht nur bereits definierte Endpunkte (z.B. “Send an email") genutzt werden können, sondern auch weitere Endpunkte angebunden werden können (z.B. “Get an email"). Dies ermöglicht weitere, zahlreiche Konnektoren.
Bei den Integrationsmöglichkeiten sind Workato und Make somit ziemlich gleich auf. Workato bietet eine etwas bessere Verknüpfung in Richtung On-Premise und Enterprise.
Im Duell Workato vs. Make liefern sich die beiden iPaaS-Plattformen ein Kopf-an-Kopf-Rennen. Allerdings lassen sie sich nicht 1:1 vergleichen, da sie den Fokus aktuell auf unterschiedliche Zielgruppen legen. Workato punktet im Enterprise-Bereich, dafür deckt Make ein breiteres Spektrum an Nutzer*innen ab.
Insgesamt finden wir die Bedienung, insbesondere für Einsteiger*innen, bei Workato einfacher und selbsterklärender. Auch das Dashboard bietet mehr Übersichtlichkeit als Make es aktuell tut.
Über die Formeln gewinnen deine Prozessautomatisierungen an Komplexität. Wir finden, bei beiden Anwendungen braucht es hierfür Übung und Erfahrung, um das volle Potenzial auszuschöpfen. Dennoch punktet Make mit etwas mehr Funktionen, die noch umfassendere Prozesse abbilden können und so näher an der Realität sind.
Allerdings fehlt es Make derzeit noch an Enterprise-Konnektoren und -Apps. Auch hier punktet Workato mit seinen On-Premise-Konnektoren und Enterprise-Anwendungen.
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