Wie der Name schon sagt, ist die HR-Digitalisierung ein Konzept, das die Automatisierung und Digitalisierung der Personalabteilung eines Unternehmens beinhaltet. Dabei geht es vor allem darum, Zeitressourcen und Mitarbeiterkapazitäten zu sparen und die Effizienz zu steigern.
Bei der Personalautomatisierung wird Software eingesetzt, die zeitaufwändige, monotone und sich wiederholende Aufgaben automatisiert. Die Automatisierung kann mit Hilfe von Software und modernen Technologien wie RPA (Robotic Process Automation) oder iPaaS (integration Platform as a Service) wie Make sowohl für einfache als auch für komplexe Aufgaben durchgeführt werden.
Bevor wir weitermachen, werfen wir einen Blick auf die Arten der Automatisierung.
Automatisierungswerkzeuge ermöglichen die Automatisierung von Aufgaben und Aktivitäten. Jedes Unternehmen hat viele verschiedene Bereiche, und für jede Aufgabe gibt es ein bestimmtes Automatisierungswerkzeug oder einen bestimmten Prozess.
Es handelt sich um eine Plattform, die Cloud-Dienste umfasst. Diese Art der Automatisierung spielt eine Rolle bei integrativen Aufgaben und datengesteuerten Szenarien. Außerdem funktioniert sie bei der Systemintegration und der hybriden Integration. Das Beste daran ist, dass die Integration nahtlos erfolgt. iPaaS ersetzt die alltäglichen, zeitraubenden Aufgaben durch Cloud-Integrationsdienste, die die Effizienz steigern und die Produktivität der Mitarbeiter verbessern.
Robotic Process Automation bedeutet nicht, dass Menschen durch Roboter ersetzt werden. Sie entlastet die Beschäftigten, indem sie die langweiligen, mühsamen Aufgaben effizient erledigt, die sonst die Effizienz der Beschäftigten verringern würden.
DPA (Digital Process Automation) bietet Lösungen an, die eine Brücke zwischen den Systemen und den Nutzern schlagen und gleichzeitig die Möglichkeit bieten, die manuellen Geschäftsaufgaben zu erledigen. DPA legt großen Wert darauf, erst zu digitalisieren und dann zu automatisieren. Bspw. durch Einführung von Standardsoftware, diese deckt aber zumeist nicht alle wünsche des Kunden ab.
IPA (Intelligent Process Automation) ist eine Verschmelzung verschiedener Software und Technologien wie RPA, DPA und KI (Künstliche Intelligenz). Die Kombination all dieser Technologien führt zu einer stärkeren Automatisierung, und es können mehr Fähigkeiten freigesetzt werden.
Wenn wir über die Digitalisierung des Personalwesens sprechen, dann gibt es viele verschiedene Stufen davon.
Auf dieser Stufe gibt es wenig bis gar keine Automatisierung im Personalwesen. Alles geschieht hier auf manueller Basis, und die Gefahr von Fehlern und mangelnder Genauigkeit ist groß.
Auf dieser Stufe gibt es einen gewissen Grad an Automatisierung, der aufgabenbezogen ist. So werden z.B. die Gehaltsabrechnungen automatisch erstellt und die restlichen Daten automatisch verschickt.
Hier kommen die automatisierten Self-Services ins Spiel, die es den Beschäftigten ermöglichen, selbstständig Informationen zu sammeln und diese zu übermitteln. Dies ermöglicht eine schnelle Problemlösung.
Wie der Name schon sagt, ist hier der gesamte Prozess automatisiert. Auf dieser Stufe gibt es die Integration verschiedener Software, die dann dafür sorgt, dass kein menschliches Eingreifen für den Auslöser nötig ist und der Prozess von alleine läuft, ohne dass eine Überwachung nötig ist.
Hier wird das Personal komplett von den sich wiederholenden Aufgaben entlastet.
In Anbetracht der riesigen Auswahl an Software und Technologien, die auf dem Markt erhältlich sind, sollten sich das Unternehmen und die Personalabteilung darüber im Klaren sein, welchen Prozess sie automatisieren müssen. Erst dann kann eine Entscheidung darüber getroffen werden, welche Automatisierungstechnologie erforderlich ist.
Außerdem hängt der Einsatz der richtigen Technologie auch davon ab, welchen Automatisierungsgrad das Unternehmen anstrebt, wie wir bereits erwähnt haben.
Das Onboarding von Mitarbeiter*innen ist sehr wichtig für das Unternehmen, aber das ist etwas, das sehr regelmäßig passiert, weil die Personalabteilung ständig neue Mitarbeiter*innen einstellt. Der gesamte Onboarding-Prozess ist jedoch repetitiv und zeitaufwändig und kann leicht automatisiert werden. Mit Hilfe von Software und Plattformen wie Personio, Factorical, oder einem eigenen Airtable, Slack und Make kann eine Menge automatisiert werden, um die lästigen Tätigkeiten zu reduzieren.
Die Rekrutierung mag einfach klingen, da es einen Pool von arbeitswilligen Bewerber*innen gibt, aber die Suche nach technischen Talenten kann schwierig und teuer sein. In diesem Fall wird die Automatisierung den Prozess erleichtern. Recruitment as a Service (RaaS) kann technische Mitarbeiter*innen anziehen, oder der Webflow von Flexiple kann zur Automatisierung des Rekrutierungsprozesses genutzt werden.
Personalverantwortliche müssen haufenweise Bewerbungen durchgehen, um die Kandidat*innen in die engere Wahl zu nehmen. Dies kann jedoch vermieden werden, wenn die Personalabteilung digitalisiert wird und die Automatisierung stattfindet. Mit der Airtable-Datenbank kann die Automatisierung über das NLC-Automatisierungstool Make erstellt werden.
In Anbetracht des Automatisierungsgrades in der Geschäftswelt solltest du dich nicht fragen, ob du eine HR-Digitalisierung brauchst oder nicht, sondern vielmehr darüber nachdenken, wann du sie durchführen solltest, damit es nicht zu spät ist. Wann immer du das vorhast, Wemakefuture ist dein Ansprechpartner. Wir haben führende Softwareanbieter mit an Bord, die dir helfen, die besten Automatisierungsdienste anzubieten.
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