Ein CRM ist eines der meistgenutzten Tools in Unternehmen, neben den Klassikern wie E-Mails, Datenbanken oder Microsoft Office beziehungsweise Google Workspace. Mehr als ein Drittel aller Unternehmen nutzen ein Customer Relationship Management System, je größer die Unternehmen, desto mehr nutzen eins. So kann ein CRM das Herzstück ganzer Prozessabläufe werden: Daten von Kund*innen werden in verschiedensten Bereichen benötigt und genutzt und können wertvolle Einblicke in die geschäftliche Beziehung geben.
Doch was, wenn das bisher genutzte CRM nicht mehr den Anforderungen gerecht wird? Eine andere Software könnte mehr oder passendere Funktionen haben oder schlichtweg dem Wachstum deines Unternehmens besser gerecht werden.
Mit der Entscheidung für ein neues CRM steht dann selbstverständlich eine CRM-Migration auf dem Programm. Aber genau diese CRM-Migration kann als Mammutaufgabe erscheinen. Häufig sind Strukturen und Daten über Jahre hinweg gewachsen und so mitunter unübersichtlich oder veraltet.
Die CRM-Migration kann außerdem als Chance gesehen werden, die Daten im neuen System anders und besser an die eigenen Bedürfnisse angepasst zu strukturieren. Aber das bedeutet ja nur noch mehr Aufwand.
Falsch. Denn die CRM-Migration benötigt sicherlich Planung und Struktur, aber die Datenmigration selbst kann dank Automatisierung deutlich beschleunigt werden. Wir zeigen anhand zweier Beispiele, wie die CRM-Migration gelingt. Dabei ist es völlig egal, ob du Pipedrive, Salesforce, Hubspot, Zoho CRM oder Copper nutzt.
Pipedrive und Hubspot sind zwei der bekanntesten und beliebtesten Cloud-CRMs für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie bilden enorm viele Funktionen ab und das zu einem vertretbaren Preis. Dennoch bietet Hubspot ein paar (wichtige) Funktionalitäten mehr, zum Beispiel ein Ticketing System oder ein CMS.
Ersteres war ein Grund warum ein Kunde aus dem Dienstleistungsgewerbe mit unserer Hilfe von Pipedrive zu Hubspot migrieren wollte.
Mit der Zeit war in Pipedrive eine komplexe Struktur entstanden, die alle Kund*innen, Unternehmen, Deals, Produkte und auch Rechnungsstellungen beinhaltete. Alle miteinander verknüpft und abhängig voneinander. Über 5.000 Kontakte, mehr als 1.600 Deals und rund 300 Unternehmen sollten von Pipedrive zu Hubspot verschoben werden.
Die CRM-Migration kann eine hervorragende Gelegenheit sein, um die Daten zu prüfen und zu (re-)strukturieren. Die Architektur im neuen CRM soll wohlüberlegt sein und aus vergangenen Fehlern kann gelernt werden. Das war auch der Grund, wieso wir im Falle dieses Kundenunternehmens einen Zwischenschritt eingebaut haben:
Zunächst erstellten wir den zukünftigen Aufbau für Hubspot in einer Datenbank, in Airtable um genau zu sein. Über verschiedene Tabellen, die miteinander verknüpft werden, wurde deutlich, wie die Struktur in Zukunft aussehen wird. Im Anschluss erfolgte die Abnahme dieser Struktur durch den Kunden.
Über diesen Zwischenschritt konnten wir sicherstellen, dass die Anforderungen im Anschluss in Hubspot auch korrekt erfüllt werden. Zudem ist eine Airtable in der Regel schneller erstellt und angepasst, als Hubspot.
Nachdem die Architektur der Datenbank stand, migrierten wir die Daten aus dem CRM Pipedrive in die Datenbank. Dort wurden noch kleinere Fehler sowie Duplikate erkennbar. Die Datenmigration selbst verlief über Make.
Make ist eine Automatisierungsplattform. Sie verknüpft verschiedene Anwendungen, in diesem Fall Pipedrive und Airtable, miteinander, sodass diese automatisch Daten austauschen können. Durch definierte Auslöser, Funktionen, Filter und Bedingungen stellen wir dabei sicher, dass die richtigen Daten im richtigen Moment an der richtigen Stelle übergeben werden. Und genau das stellt den Kern der CRM-Migration dar.
Nachdem die Struktur also stand, dauerte die Datenmigration nur wenige Minuten.
Als letzter Schritt folgte dann das Aufsetzen von Hubspot nach der Struktur in Airtable. Die war die Vorlage, sodass Hubspot als neues CRM schnell mit Daten befüllt werden konnte.
Natürlich ist eine CRM-Migration nicht in einem Tag gemacht, das wäre utopisch. Viel häufiger gibt es eine Übergangsphase, in der mitunter zwei Parallelsysteme bestehen. Auch diese Phase der CRM-Migration kann von Automatisierung profitieren: Indem von Beginn an die Daten aus dem alten CRM automatisch rund um die Uhr in das neue CRM übertragen werden, stellen wir sicher, dass keine Duplikate oder veralteten Datensätze entstehen.
So kann die CRM-Migration auch über Tage, Wochen oder Monate hinweg gelingen.
Eine ähnliche CRM-Migration wie die obige haben wir kürzlich erst selbst durchgemacht. Nachdem wir erst vor wenigen Monaten von Hubspot zu Pipedrive gewechselt sind, wurde doch deutlich, dass Hubspot für uns passender ist. Unter anderem, da Hubspot ein Ticketing System anbietet. Das bedeutete aber auch, dass erneut eine Migration von Pipedrive zu Hubspot nötig wurde.
Neben einem CRM nutzen wir außerdem noch eine Airtable Datenbank, in der wir weitere Informationen und Aktionen abbilden. Es war also wichtig, auch diese in den Migrationsprozess einzubinden, um wirklich alle Daten ohne Duplikate im neuen Hubspot CRM zur Verfügung zu haben.
So entstand zunächst die neue Struktur in Hubspot, die wir im Vergleich zu Pipedrive leicht abänderten. Auch hier lief die Datenmigration wieder über Make. In diesen Prozess wurde unsere Airtable Datenbank mit eingebunden. So entstand folgendes Scenario:
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Mit diesem einen Prozess konnten wir 1.700 Kontakte und rund 100 Deals in nur wenigen Minuten übertragen.
Besonders für größere Unternehmen ist Salesforce eines der attraktivsten CRMs. Mit großem Abstand ist es das beliebteste CRM, weit vor SAP oder Oracle. Aber die Entscheidung für Salesforce als CRM fällt meistens erst im Laufe der Zeit, wenn deine Organisation wächst und du ein leistungsstarkes CRM brauchst, von dem du nachhaltig etwas hast. Auch bei der CRM-Migration zu Salesforce sieht der Ablauf ähnlich aus: Zunächst wird die Struktur und der Aufbau im neuen CRM festgelegt. Dann wird entweder eine Datenbank zwischengeschaltet oder einige Testdaten werden von Hubspot, Pipedrive oder jeglichen anderen CRMs zu Salesforce migriert. So können wir sicherstellen, dass auch wirklich alles am richtigen Platz ist.
Die CRM-Migration zu Salesforce ist auch darum so einfach, weil Salesforce eine leistungsstarke Schnittstelle hat. Diese erlaubt es uns, Daten automatisch aus anderen Programmen zu übergeben und ist maßgeblich für den Erfolg einer CRM-Migration mitverantwortlich.
Möchtest du vom einen ins andere CRM migrieren, dann sollte die Datenmigration selbst nicht die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Viel wichtiger ist es, dir ausreichend Gedanken über die Datenstruktur und Architektur im neuen CRM zu machen. So kannst du die CRM-Migration nutzen, um Strukturen zu verbessern und eine Logik zu schaffen, die deinen Ansprüchen gerecht wird.
Der Rest ist eine Sache von wenigen Minuten – dank Automatisierung und Make.
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