Buchhaltung ist etwas, das kein Unternehmen vermeiden kann, das aber für jeden lästig ist. Dabei ist die Bedeutung einer sauberen Buchführung unbestreitbar, für potenzielle Investor*innen, für die Rechnungsprüfung und für einen klaren Gesamtüberblick über die finanziellen Transaktionen des Unternehmens. Automatisierte Buchhaltung verspricht eine professionelle Buchführung mit weniger Aufwand – aber wie genau sieht das aus? Finden wir es heraus!
Bei der automatisierten Buchhaltung kommen Software, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelle Lerntechnologien (ML) zum Einsatz. Mithilfe dieser Werkzeuge kannst du den Prozess der Erfassung und Verwaltung von Finanztransaktionen vereinfachen. Die automatisierte Buchhaltung ahmt also die menschliche Dateneingabe in Finanzsoftwaretools nach. Durch die Integration eines solchen Tools kannst du verschiedene Aufgaben automatisieren:
Automatisierte Buchhaltungssoftware kann in deine Finanzsysteme integriert werden, z. B. in Bankkonten, Kreditkartenkonten, E-Commerce-Plattformen und Lohnabrechnungssysteme. Dadurch kann das Tool wichtige Daten aus diesen Quellen abrufen, z. B. aus Kontoauszügen, Rechnungen, Quittungen oder Verkaufsunterlagen. Durch den Einsatz von ML-Technologien werden die Transaktionen direkt in die entsprechenden Kategorien eingeordnet. Die Automatisierung ist vor allem bei Transaktionen mit großem Umfang, die sich regelmäßig wiederholen, von Vorteil.
Darüber hinaus können Mitarbeiter*innen Bilder von Quittungen scannen oder hochladen, woraufhin das eingerichtete System die wichtigsten Informationen extrahiert. Auf diese Weise werden die Daten in deine Buchhaltungssoftware eingefügt, ohne dass Papierbelege aufbewahrt werden müssen. Sogar Erstattungszahlungen können an die Person ausgelöst werden, die die Ausgaben einreicht. Der automatisierte Workflow kann mit Cloud-Speicherlösungen wie Dropbox oder Google Drive verbunden werden, um Ausgaben zu verfolgen.
Die Vorteile, die du nach erfolgreicher Integration der Automatisierung in deine Buchhaltung erfahren wirst, lassen sich im Wesentlichen in drei Punkten zusammenfassen:
Um eine korrekte und saubere Buchführung mit manueller Arbeit zu erreichen, muss man viel Zeit investieren. Da es sich um eine sich wiederholende Aufgabe handelt, die regelmäßig erledigt werden muss, verschwendet sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Eine automatisierte Buchführung spart Zeit und damit Ressourcen, denn sie ist skalierbar und ermöglicht es Unternehmen, wachsende Transaktionsvolumina zu bewältigen, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen. Auf diese Weise kannst du die Effizienz steigern und mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben aufwenden.
Wie alle wichtigen Dokumente sollten auch deine Buchhaltungsdaten strukturiert sein, damit du die gesuchten Informationen leicht finden und verstehen kannst. Mit einer automatisierten Buchführung kannst du Finanzberichte und Analysen erstellen, die wertvolle Einblicke in die Finanzunterlagen des Unternehmens bieten. Außerdem arbeitest du so immer mit Echtzeitdaten und hast die Möglichkeit, mit mehreren Benutzer*innen an Finanzaufgaben zusammenzuarbeiten. Die automatisierte Buchführung erhöht auch die Transparenz bei internen und externen Prüfungen, da sie einen Prüfpfad für jede Finanzbuchung erstellt.
Indem du manuelle Arbeit durch Automatisierung ersetzt, minimierst du das Risiko menschlicher Fehler. Auf diese Weise stellst du sicher, dass die Transaktionsdetails in deinen Finanzsystemen übereinstimmen und Unstimmigkeiten schneller erkannt werden. Die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Beispiel kann recht komplex sein, da zahlreiche Gesetze zu beachten sind. Die automatisierte Buchhaltung erfasst jedoch problemlos die Stunden, berechnet die Gehälter und Steuerbeträge, und erstellt die Gehaltsabrechnungen.
Es gibt viele Tools, die dir helfen können, eine automatisierte Buchhaltung einzurichten – hier stellen wir dir drei vor, die wirklich hervorstechen:
Die cloudbasierte Buchhaltungssoftware lexoffice eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen. Mit einer Reihe von Funktionen und einer benutzerfreundlichen Oberfläche erfüllt sie alle Anforderungen und ist eine wertvolle Ressource für alle, die Zeit sparen und die finanzielle Genauigkeit verbessern möchten.
Die Schweizer Business-Management-Software bexio ermöglicht es dir, verschiedene Aspekte der Unternehmensführung zu rationalisieren, darunter auch die Buchhaltung. Dank Funktionen wie dem Bankabgleich oder der Kostenverfolgung können Unternehmen die Steuerkonformität sicherstellen und ihre Buchhaltungsprozesse optimieren.
Die Rechnungs- und Buchhaltungssoftware FastBill ist ein praktisches Werkzeug für kleine Unternehmen und Freiberufler*innen und bietet Funktionen wie automatische Datenerfassung und Finanzberichte. Sie wurde entwickelt, um bestimmte Aspekte der Buchhaltung zu vereinfachen, und ist ein zuverlässiger Partner, um den Verwaltungsaufwand der manuellen Dateneingabe zu verringern.
So nervenaufreibend Buchhaltung auch sein mag, sie muss es nicht mehr sein, wenn du eine Finanzsoftware für Buchhaltungsdienstleistungen einsetzt. Durch die Automatisierung dieser komplexen, aber äußerst wichtigen Aufgaben kannst du deine Effizienz im Unternehmen steigern, von strukturierten Finanzdaten profitieren und Fehler reduzieren. Machen wir die Buchhaltung wieder zu dem, was sie sein sollte: eine Grundlage, die den Rest des Unternehmens trägt, und keine Last. Vereinbare jetzt einen kostenlosen Beratungstermin mit uns!
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