Du erhältst eine automatische Auftragsbestätigung nach erfolgreichem Kauf in einem Online-Shop? Die Versandbestätigung deines Pakets erfolgt in Echtzeit mit anschließender Paketverfolgung? Eine Terminerinnerung erscheint 15 Minuten vor deinem Kalenderereignis? All das sind kleine Beispiele für erfolgreiche Automatisierung. 

Doch bei der Frage, ob die eigene Aufgabe automatisierbar ist oder zumindest Teile davon automatisiert werden können, sieht es häufig schon anders aus. Das Thema scheint komplex und die Möglichkeit, Zeit zu sparen, mit viel Aufwand im Voraus verbunden. Wie entscheidest du, was automatisiert werden soll? Und überhaupt, ist eine Aufgabe automatisierbar? Wo fängst du am besten an?

Als Leitfaden für all diese Fragen gibt es ein paar Gemeinsamkeiten, die leicht automatisierbare Aufgaben teilen. Wir erklären, was du im Voraus beachten solltest, falls du dir die Frage stellst: "Ist diese Aufgabe automatisierbar?"

Ist die Aufgabe automatisierbar? Ja, wenn...

1. Die Aufgabe häufig oder nach einem Zeitplan erledigt werden muss

Wenn du entscheiden möchtest, welche Aspekte deiner Arbeit automatisiert werden sollten, ist eine gute erste Frage: Welche Aufgaben führst du am häufigsten aus? Aufgaben, die häufig oder nach einem festgelegten Zeitplan ausgeführt werden müssen, eignen sich perfekt für eine Automatisierung, da die Vorteile sofort spürbar sind. So verbringst du jeden Tag weniger Zeit mit sich wiederholenden Arbeiten, die schnell lästig oder ärgerlich werden können. 

Auch Aufgaben, die nicht täglich, sondern nur einmal jährlich anfallen, bieten sich hervorragend zur Automatisierung an. Sobald Aufgaben  wiederkehrend sind und immer auf die gleiche Art und Weise erledigt werden, solltest du Sie sich bemühen, diese zu automatisieren.

Hinzu kommt, dass solche Aufgaben häufig wenig Spaß machen oder gar frustrierend sind. Identifiziere jene Aufgaben und versuche, diese als erstes zu automatisieren.  
 
Denn seien wir mal ehrlich: Kopieren und Einfügen ist zeitaufwändig und furchtbar langweilig. Das gilt natürlich auch für andere manuelle Methoden zum Verschieben von Daten, z. B. das Exportieren von CSV-Dateien aus einer App und das anschließende Importieren in eine Andere. Und wenn du den Vorgang im Laufe eines Tages oder einer Woche mehrmals wiederholen musst, ist er schnell nicht mehr zu handhaben.
Besonders Aufgaben, bei denen Daten zwischen Apps verschoben werden, eignen sich perfekt für die Automatisierung. Du kannst beispielsweise neue Leads in deinem CRM erstellen, wenn jemand ein Formular auf deiner Website ausfüllt oder eine E-Mail-Marketingkampagne abonniert.

2. Die Aufgabe langweilig ist und  kein komplexes Denken erfordert

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, ob eine Aufgabe überhaupt menschliche Interaktion benötigt. Braucht es Kreativität, Fähigkeiten zur Problemlösung oder emotionale Intelligenz? Solche Aufgaben solltest du möglicherweise nicht automatisieren.

Wenn es sich jedoch um eine langweilige, einfache Aufgabe handelt, die kein komplexes Denken erfordert, kann sie von einer Automatisierungsplattform wie Zapier oder Make problemlos erledigt werden. 

Identifiziere Aufgaben, die du lieber nicht erledigen möchtest. Sind jedes Mal die gleichen Schritte notwendig? Würdest du lieber etwas anderes anstatt dieser Aufgabe tun?

3. Die Aufgabe dich von dem abhält, was du wirklich tun möchtest und Mehrwert bringt.

Das ist wahrscheinlich der bedeutendste Punkt: Automatisiere Aufgaben, die dich von dem abhalten, was du wirklich tun möchtest. Wichtiges, Bedeutsames, Mehrwert-Schaffendes.

Wenn du die Aufgaben stundenlang vor dir her schiebst, gerne abtreten würdest oder während ihrer Ausübung an viele andere Dinge denkst, wird es höchstwahrscheinlich Zeit, diese zu automatisieren.

Überzeugt, aber du weißt nicht wie Automatisierung für dich funktioniert?

Unser Tipp: Lies dich gerne noch zu deinen Möglichkeiten ein. Auf unserem Blog stellen wir Tools vor, die sich vielleicht für dich lohnen, aber auch überall sonst im Internet gibt es eine wachsende Community zur Automatisierung. Ein Tool, was besonders für Einsteiger:innen geeignet ist, ist Make. Was genau Make ist, liest du hier.

Klingt zwar alles ganz nett, aber du hast wenig Zeit dafür? Oder deine Aufgaben übersteigen die hier vorgestellten Punkte um einiges? Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren. Mache dich auf, dein Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen.

Noch offene Fragen? Dann zögere nicht und buche jetzt deinen ersten kostenlosen Beratungstermin und wir beantworten dir alle deine offenen Fragen.