Mehr und mehr Anwendungen bieten zusätzlich zu ihren eigenen Grundfunktionen die Möglichkeit, andere Anwendungen von vornherein zu verknüpfen. So kannst du etwa deine Zeiterfassung direkt mit deinem CRM verknüpfen und siehst, wie viel Zeit auf welche Kund:innen gebucht wurde. Diese integrierten Automatisierungen gibt es auch beim Tabellen- und Datenbanktool Airtable. So kannst du dir beispielsweise eine Benachrichtigung schicken lassen, wenn sich ein Wert in einer Zelle ändert. Doch diese Airtable Automation ist nicht nur recht überschaubar. Es ist auch noch deutlich mehr möglich.
Wenn es um integrierte Automatisierungen geht, ist Airtable vorne dabei. In der Grid View in einer Base prangt das Wort Automations direkt oben rechts.
Klickst du diese an, erhältst du direkt Vorschläge für kleine, aber sehr hilfreiche Automatisierungen. So kannst du eine Slack Nachricht versenden, wenn sich ein Eintrag ändert oder einen neuen Eintrag erstellen lassen, wenn in deinem Google Kalender ein Event erstellt wird. Außerdem gibt es auch die Möglichkeit, eine custom Airtable Automation zu erstellen.
Hierzu wählst du einen Auslöser aus, etwa: ein neuer Eintrag wird erstellt oder aktualisiert, ein Eintrag erfüllt gewisse Bedingungen oder einfach nach einem definierten Zeitplan. Dann wählst du das Tabellenblatt aus, was betroffen ist und kannst noch Bedingungen hinzufügen. Also etwa wenn Feld “Name” Peter enthält. Im Anschluss definierst du dann die auszuführende Aktion. Und hier wird es schon richtig umfassend.
GSuite, Office356, Twitter, Facebook, Salesforce oder Jira kannst du direkt mit deiner Airtable Automation ansteuern. So kannst du einen Kalendereintrag erstellen, einen Social Media Post planen, einen Salesforce Eintrag aktualisieren oder einfach eine E-Mail versenden. Alles direkt aus Airtable raus. Wenn du Airtable ausprobieren möchtest, geht’s hier mit unserem Affiliate Link los.
Nutzen:
Der Nutzen solcher kleinen Verbindungen von Software liegt auf der Hand: Du sparst dir die Klicks, es selbst zu machen. Statt die immer gleiche E-Mail zu erzeugen, macht Airtable das einfach für dich. Solche Annehmlichkeiten erhalten dann noch größere Wirkung, wenn sie regelmäßig und häufig ablaufen. So kannst du dir schon mal einige Minuten jede Woche sparen. Aber neben diesem offensichtlichen Nutzen bieten Airtable Automations noch mehr Vorteile:
So einfach und schnell eine eigene Airtable Automation erstellt ist, so schnell kommt sie leider auch an ihre Grenzen. Denn das Limit sind hier einerseits die unterstützen Anwendungen und andererseits die auszuführenden Aktionen. Circa zehn Anwendungen werden direkt in Airtable unterstützt. Das ist gelinde gesagt nicht allzu viel. Und pro Anwendung ist teilweise nur eine Aktion verfügbar, etwa “sende eine E-Mail". Auch das ist sehr limitierend. So kann es passieren, dass du gerne dein Pipedrive CRM, eine weit verbreitete Software, mit Airtable verbinden kannst. Über die integrierten Automatisierungen wird aber nur Salesforce als CRM unterstützt. Und seien wir ehrlich, das ist schon die Champions League. Die Lösung heißt also...
Eine der größten Stärken von Airtable sind nicht die verschiedenen Ansichten, die zahlreichen Vorlagen oder die unendlichen Verknüpfungen untereinander: Es ist die API. Eine API (Application Programming Interface) ist eine Programmierschnittstelle, die uns von Airtable bereitgestellt wird. Und sie erlaubt es uns, Airtable mit tausenden anderen Anwendungen, die ebenfalls über eine API verfügen, zu verbinden. So entstehen mächtige Airtable Automations, denen kaum Grenzen gesetzt sind.
Du liest Programmierschnittstelle und denkst “ohje, dafür braucht es doch bestimmt extrem gute technische Kenntnisse”. Keine Sorge, das ist zum Glück nicht so.
Denn genau dafür, Software über die API miteinander verknüpfen, gibt es Plattformen. Zapier und Make sind hier unsere Liebsten. Sie kommen mit einer Oberfläche, die keinerlei Coding-Skills benötigt. Auch hier ist der Ablauf sehr ähnlich wie bei den integrierten Airtable Automations: Du wählst einen Auslöser aus, kannst noch Bedingungen vergeben und im Anschluss wird eine definierte Aktion ausgeführt.
Der Vorteil:
Make und Zapier unterstützen tausende weiterer Anwendungen und bieten unzählige Möglichkeiten, Auslöser und Aktionen zu definieren. Statt also einfach nur in Outlook eine E-Mail zu senden, kannst du eine E-Mail als Entwurf erstellen, eine Mail löschen, in einen anderen Ordner verschieben, eine Nachricht suchen, Anhänge ausgeben lassen oder herunterladen. Die Funktionen sind also viel umfassender als bei den integrierten Airtable Automations.
Wenn du die Tools mal kennenlernen möchtest, kannst du dich hier für Make und hier für Zapier kostenlos registrieren.
Außerdem sind die bisherigen Beispiele sehr simpel und nur zweischrittig gewesen: ein Auslöser in dieser Software bedingt jene Aktion in einer zweiten Anwendung. Prozess beendet. Auch da geht natürlich noch deutlich mehr.
So haben wir beispielsweise erst kürzlich eine riesige Airtable Datenbank für einen Kunden erschaffen, die unzählige Automatisierungen vereint:
In der Datenbank werden unzählige Informationen zusammengefügt. Kund:innendaten, Bestellungen, Teammitglieder, Anschriften, Produktinformationen und vieles mehr. Diese werden automatisch aus den entsprechenden Kanälen eingepflegt. Das großartige sind aber vielmehr die Informationen, die ausgehen:
So kann über einen Button in Airtable eine individuelle Rechnung für Kund:innen erzeugt werden. Dieser Button ist mit der Buchhaltungssoftware lexoffice verbunden.Verschiedene Informationen werden an verschiedenen Stellen in Airtable abgeholt, etwa Stammdaten aber auch die Einzelleistungen inklusive Menge, Einheit und Preis pro Einheit. Diese Daten erzeugen dann eine rechtskonforme Rechnung und werden automatisch an die richtige E-Mail-Adresse der Kund:innen versendet.
Diese wenigen Klicks brauchen wenige Sekunden.
Dieses Beispiel soll zeigen, was möglich ist: nämlich nahezu alles. Eine Datenbank ist in unseren Augen sinnvoll für beinahe jedes Unternehmen. Das bedeutet nicht zwingend, dass dein Team viel damit arbeitet, sondern vielmehr, dass wichtige Informationen zusammengeführt und dann gezielt weiterverwendet werden können. Hierfür bieten sich Automatisierungsplattformen wie Make und Zapier hervorragend an. Sie bieten eine Oberfläche, auf der Anwendungen verknüpft werden können.
Allerdings: Programmierkenntnisse sind durchaus nützlich. Spätestens wenn eine unklare Fehlermeldung ausgegeben wird und auch Google nicht weiter weiß. Darum setzen wir nicht nur Airtable Automations sondern auch zahlreiche weitere Automatisierungen für Unternehmen um. Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind. Kontaktiere uns gern unverbindlich, wenn du mehr erfahren möchtest.
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