Workflow Automatisierung und iPaaS

In der Welt der Automatisierung gibt es zahlreiche Begriffe und Technologien, die irgendwie immer genutzt aber selten wirklich definiert oder abgegrenzt werden. Zwei dieser Begriffe sind Workflow Automatisierung und iPaaS. Beide werden insbesondere im Kontext der Cloud-Automatisierung (wieder so ein Begriff) verwendet, manchmal sogar Synonym. Nichtsdestotrotz meinen beide Begriffe zwei unterschiedliche Dinge, die wir versuchen möchten, voneinander abzugrenzen. Dabei merken wir aber an, dass es durchaus eine große Schnittmenge gibt und es nicht immer möglich ist, beide Begriffe klar zu teilen. iPaaS kann schließlich nicht ohne Workflow Automatisierung. Wieso? Wir erklären’s.

Workflow Automatisierung – Was ist das? 

Ein Workflow ist schlichtweg ein Arbeitsablauf. Dieser kann, wenn er gewisse Voraussetzungen erfüllt, automatisiert werden, das heißt völlig eigenständig ablaufen. Was sind diese Voraussetzungen? 

Damit ein Workflow automatisiert werden kann, muss er… 

Digital ablaufen: Wenn an einem Punkt der Prozess von digitalen Anwendungen auf Papier übergeht, ist es zunächst nötig, diesen analogen Schritt zu digitalisieren. 

Standardisiert ablaufen: Wenn der Arbeitsablauf jedes Mal gänzlich anders abläuft (und mit “gänzlich anders” meinen wir nicht andere Daten oder Mitarbeiter:innen, die den Prozess durchführen, sondern andere Prozessschritte oder Anwendungen) muss er zunächst klar definiert und somit standardisiert werden. 

Wiederkehrend sein: Wir lieben Automatisierung, ja. Aber einen Workflow, der nur einmal auftritt zu automatisieren, ist dann wahrscheinlich doch Zeitverschwendung. Unsere Erfahrung zeigt uns jedoch, dass nahezu alle Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens wiederkehrend sind, selbst wenn nur einmal jährlich. 

Workflow Automatisierung – zwei Beispiele 

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann die Workflow Automatisierung erfolgen. Aber was genau meint nun Workflow Automatisierung? Werden die Daten eines Prozesses einfach von A nach B geschoben, also eine “Ablaufautomatisierung”, ist die Rede von Workflow Automatisierung. Hierzu ein vereinfachtes Beispiel: Mitarbeiter B reicht einen Urlaubsantrag ein, dieser wird von Mitarbeiterin A sowie Vorgesetzter C genehmigt. Der Urlaubsantrag wird also einfach verschoben. 

Workflow Automatisierung meint also, dass dieser Ablauf in sich automatisiert wird. Ein weiteres Beispiel hierzu sind die Power Apps von Microsoft: Diese sollen dabei helfen, schnell und mit wenig Code Apps zu entwickeln und zu teilen. Grundsätzlich ist es hierbei auch möglich, externe Tools zu solchen Power Apps hinzuzufügen, es ist jedoch nicht so einfach und erfordert viel Zeit und technische Kenntnisse. Die Power Apps sind vielmehr darauf ausgelegt, in sich geschlossen zu arbeiten und automatisierte Abläufe zu schaffen. 

iPaaS – Was ist das? 

Integration Platform as a Service ist ein Begriff oder vielmehr eine Technologie der Cloud-Automatisierung. Wie der Name schon sagt, ist hiermit eine Plattform gemeint, die es ermöglicht, Integrationen (also automatisierte Abläufe) zu entwickeln, auszuführen und zu überwachen. Dabei wird eine Vielzahl von Prozessen, Apps, Daten und Services integriert, sowohl innerhalb als auch außerhalb einer Organisation. Es gibt Software, die genau das, also iPaaS bietet. Zwei Anbieter:innen sind Zapier und Integromat. Beide Tools schaffen eine Oberfläche, auf der Daten und Anwendungen “zusammengesteckt” werden können und es uns so ermöglichen, ganze Prozesse nicht nur abzubilden, sondern auch zu modellieren. IPaaS kann aber noch viel mehr: Daten migrieren, komplexe Integrationen schaffen und eine komplexe Abfolge von Workflows (Arbeitsabläufen) automatisieren.  

Ein Beispiel zu iPaaS 

Ein gutes Beispiel was iPaaS im Vergleich zu Workflow Automatisierung schafft, ist das “Iterator” Modul in Integromat. Dieses Modul wird in einen Prozess eingebaut. Das sieht dann in etwa so aus:  

Workflow-Automatisierung-und-iPaas-Unterschied

Ein Iterator ermöglicht es uns, gebündelt eingehende Daten in mehrere Einzelteile aufzugliedern. Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Du erhältst eine E-Mail mit drei Anhängen. Alle drei Anhänge müssen jedoch in unterschiedlichen Ordnern abgespeichert werden. Mit dem Iterator Modul können wir die E-Mail “einlesen”, erkennen, dass drei verschiedene Anhänge vorliegen und diese aufteilen. So kann im Anschluss jeder einzelne Datei-Anhang in dem dafür vorgesehenen Ordner gespeichert werden. 

Also, was ist der Unterschied von Workflow Automatisierung und iPaaS?

Die sogenannte Multikonnektivität von iPaaS ist deutlich höher als bei der Workflow Automatisierung. IPaaS ist in einer riesigen Landschaft aus Daten, Anwendungen, Prozessen und Services eingebettet und ermöglicht es uns dadurch, deutlich komplexere Szenarien abzubilden.  

Kurz gesagt: iPaaS ermöglicht es uns, komplexe Tools und Prozesse einfach anzubinden. Auf einer solchen Plattform ist es möglich, Integrationen zu anderen Tools zu bauen und DARIN ebenfalls Workflow Automatisierungen zu bauen. Das heißt, Workflow Automatisierung und iPaaS gehören zusammen, iPaaS kann nicht ohne Workflow Automatisierung, iPaaS kann aber noch deutlich mehr. 

Okay, das waren ganz schön viele Fachbegriffe. Wir bemühen uns, das ganze Thema Automatisierung verständlicher und dadurch greifbarer zu machen. Aber selbst bei der Definition von Fachbegriffen, kommen wir manchmal nicht drum rum, andere Fachbegriffe zu verwenden. Sollten bei dir immer noch oder noch mehr Fragezeichen auf der Stirn stehen, lass es uns wissen. Wir unterstützen gerne bei der Analyse und anschließenden Automatisierung von Geschäftsprozessen, erklären Möglichkeiten und gehen individuell auf die Unternehmensprozesse ein.