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Deine Rechnungserstellung und Buchhaltung basieren höchstwahrscheinlich auf den Daten und Informationen aus deinem CRM. Dennoch sind diese beiden Bereiche meist getrennt, was dazu führt, dass die immer gleichen Informationen an verschiedenen Stellen eingefügt werden müssen. Doch ein CRM mit Rechnungserstellung ist nicht nur selten, sondern kann auch schnell teuer werden. Höchstwahrscheinlich nutzt du auch für CRM und Buchhaltung bereits separate Anwendungen, die nur noch schwer zu ersetzen sind. Wie wäre es also stattdessen, die beiden Anwendungen miteinander zu verknüpfen und so dein CRM mit Rechnungserstellung zu ergänzen?

Genau das kann nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Angebote oder Auswertungen hilfreich sein. Was haben all diese Dokumente gemeinsam? Sie sind PDF-Dateien, die CRM und Buchhaltung betreffen und meist standardisiert sind. Möchtest du ein solches PDF automatisch erzeugen, etwa für Rechnungen, Auswertungen oder Qualitätsanalysen, und diese im Anschluss anderen Personen zur Verfügung stellen, bringt eine Verbindung von CRM und Buchhaltung große Vorteile. Wir erklären’s anhand von 3 Beispielen und zahlreichen Tools, die dafür möglich sind.

Warum solltest du dein CRM mit Rechnungserstellung ergänzen?

Rechnungen, Angebote oder Auswertungen enthalten die immer gleichen Informationen und müssen meist als PDF-Datei vorliegen – der Kern sind Kundeninformationen und Stammdaten aus dem CRM: Wie lautet die Anschrift des Unternehmens, wer ist Verantwortliche:r, welche Leistungen werden abgerechnet? Statt diese wiederkehrenden Daten händisch von CRM zu Buchhaltung zu kopieren, können wir solche Datenflüsse automatisieren und automatisch PDFs erstellen lassen. Das spart dir eine Menge Zeit und reduziert Fehler.

Beispiel 1: CRM mit Rechnungserstellung verbinden und so Rechnungen automatisieren

Wie oben bereits erwähnt, basieren dein CRM und deine Buchhaltung auf den gleichen Daten. Und es ist wichtig, dass diese richtig und stets aktualisiert sind. Allein für diese Datenpflege macht es bereits Sinn, dein CRM mit deiner Buchhaltungssoftware zu integrieren. Indem wir beide Tools verknüpfen, stellen wir sicher, dass alle Informationen stets aktuell und richtig sind. Aber dadurch hast du noch keine automatischen Rechnungserstellungen.

Hierfür müssen wir die relevanten Informationen aus deinem CRM und eventuell weiteren Tools, vielleicht deinem Webshop, Kundenportal oder Projektmanagement (unten mehr dazu) in deine Buchhaltungssoftware übertragen. Auf dieser Basis sowie einem vorgefertigten Template erzeugen wir dann automatisch Rechnungen, welche die richtigen Angaben zu Kund:innen, Leistungsumfang, Services oder Produkten und Rechnungssumme enthalten. Diese werden dann im Anschluss automatisch versendet.

Welche Tools braucht es hierfür?

Zunächst benötigst du ein Buchhaltungstool, wer hätte es gedacht. Wichtig ist hierbei, dass diese Anwendung cloudbasiert ist, beispielsweise Lexoffice, bexio, Easybill, Fastbill oder sevDesk, aber auch viele weitere Tools kommen in Frage. Dieses kann dann mit deinem CRM verbunden werden. Auch hier ist das Stichwort Cloud-Tool: Pipedrive, Hubspot, Salesforce, 1CRM, FreshSales und viele mehr sind denkbar. Integrieren wir diese beiden Tools mit einer sogenannten iPaaS Software, etwa Integromat oder Zapier, ergänzen wir dein CRM mit Rechnungserstellung und sparen dir eine Menge händischer Arbeit. 

Beispiel 2: Kostenstrukturen mit Buchhaltung integrieren

Wir haben es oben kurz erwähnt: Für dein CRM mit Rechnungserstellung ist es natürlich notwendig, dass die Informationen zu Projekten und Aufträgen auch aus anderen Datenquellen zur Verfügung stehen. Beispielsweise aus deinem Projektmanagementtool wie Plutio, Monday, Asana oder Trello. Eben alle Cloud-Tools, die dir dabei helfen, den Überblick nicht zu verlieren. Aus diesen Anwendungen erhalten wir die Informationen zum Leistungsumfang, abgerechneten Stunden inklusive Beschreibung oder auch den Leistungszeitraum. Diese Infos werden an deine Buchhaltung übergeben und fließen in die Rechnungsstellung ein. So verbinden wir nicht nur CRM und Buchhaltung, sondern auch dein Projektmanagement.

Übrigens: Auch ohne Buchhaltung können wir auf dieser Grundlage wertvolle Automatisierungen realisieren: so können beispielsweise Reportings und Auswertungen nach einem vordefinierten Zeitplan erstellt werden und dir einen Überblick über deine Projekte ermöglichen. Hierfür kommen die Daten entweder aus dem Projektmanagement oder der Finanzbuchhaltung. Diese müssen nur noch gebündelt und eingefügt werden. Auch dies können wir automatisieren: So entstehen wöchentlich, monatlich oder ganz individuell Reportings, die den aktuellen Stand wiedergeben, ohne dich viel Zeit in der Erstellung zu kosten.  

Wie schon zuvor ist es für diese Automatisierung lediglich notwendig, dass du Cloud-Tools verwendest. Diese automatisieren wir im Anschluss über Integromat oder Zapier und lassen so die verschiedenen Anwendungen automatisch Daten austauschen und ergänzen dein CRM mit Rechnungserstellung.

CRM und Buchhaltung integrieren heißt Zeit sparen

Die vorangegangenen Beispiele sind wirklich simpel, aber genau darum haben wir sie angebracht: Es braucht nicht viel, um dein CRM mit Rechnungserstellung zu erweitern. Diese Anwendungsbeispiele sollen dir verdeutlichen, dass es dafür jedoch keine große Magie braucht und du erst recht nicht deine bereits verwendete Software ersetzen musst. Die Lösung gelingt vielmehr über Programmierschnittstellen, sogenannte APIs, die es uns ermöglichen, Daten zwischen Anwendungen auszutauschen. 

Einmal automatisiert, können dir dein CRM und Buchhaltung viel Zeit und händische Arbeit einsparen. Und seien wir ehrlich, wer mag es schon, Daten von der einen Anwendung in die Nächste zu kopieren? Genau solche Copy und Paste Aufgaben bieten sich ideal für Automatisierungen an.

Du bist neugierig geworden und möchtest gerne mehr erfahren? Oder du fragst dich, ob auch deine Tools und Prozesse geeignet sind, um automatisiert abzulaufen? Gemeinsam finden wir individuelle Lösungen, die flexibel und skalierbar sind.