automatisierte Buchhaltung Vorteile und Beispiele

Automatisierte Buchhaltung: Die Chancen stehen hoch, dass du diesen Begriff schon gehört hast, sonst wärst du nicht hier gelandet. Vielleicht hast du schon Erfahrungen damit gemacht, vielleicht fragst du dich einfach, wie du sie nutzen kannst und davon profitierst. Automatisierte Buchhaltung meint dabei Prozesse, die notwendig für die Buchhaltung sind, jedoch statt von Menschen von Automatisierungen übernommen werden. Allerdings ist der Begriff auch etwas missverständlich, denn Buchhaltungsautomatisierung kann auch die teilweise Integration einzelner Aufgaben sein.  

Lass uns das mal in die richtige Perspektive setzen: 

Einige der grundlegenden Aufgaben von Buchhalter:innen sind etwa:   

Organisieren und Aktualisieren von Buchhaltungsunterlagen nach Bedarf 

Vorbereiten und Analysieren von Berichten über Transaktionen 

Prognostizieren von Einnahmen und Analysieren von Gewinnmargen 

Überwachen der Hauptbuchabstimmung und des Hauptbuchs 

Verwalten der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung 

Regelmäßige Überwachung der buchhalterischen Aktivitäten 

Aber, wie viele dieser Aufgaben erfordern tatsächlich menschlichen Input?  

Welche sind eher fehleranfällig, obwohl sie fehlerfrei sein sollten? 

Wie viele könnten durch Automatisierung erledigt werden?  

Was ist mit den unzähligen Teilaufgaben, die in jedem dieser Hauptarbeitsbereiche anfallen? 

Automatisierte Buchhaltung rationalisiert im Grunde die Arbeit in der Buchhaltung. So können sich deine Mitarbeiter:innen auf wertvolle Tätigkeiten konzentrieren, statt auf manuelle Routineaufgaben. In diesem Post zeigen wir darum, wie automatisierte Buchhaltung im Unternehmensalltag helfen kann.  

4 Vorteile automatisierter Buchhaltung 

Buchhaltung automatisieren bringt für Buchhalter:innen und Geschäftsinhaber:innen zahlreiche Vorteile. Hier sind die wichtigsten davon: 

1. Fehlerfreie Prozesse 

Selbst der gründlichste, akribischste Profi kann ein Detail übersehen. Ein falscher Betrag oder eine fehlende Dezimalstelle kann auch den Besten von uns passieren. Die Wahrscheinlichkeit solcher kleinen Fehler steigt besonders dann, wenn wichtige Daten von A nach B und C kopiert werden und aus einer Vielzahl von Rechnungen und Dokumenten die richtigen herausgesucht werden müssen.  Genau hier hilft eine automatisierte Buchhaltung: Korrekte Daten über alle Prozesse, Abteilungen und Anwendungen hinweg, sind unerlässlich. Bei einem so exakten Vorgang wie der Buchhaltung sogar noch wichtiger. Die Automatisierung kann das liefern.  

2. Schnellerer Turnaround  

Unter den offensichtlichsten Vorteilen der Automatisierung steht die Zeitersparnis an erster Stelle: je weniger Zeit du dank der Automatisierung für Buchhaltung aufbringen musst, desto mehr Zeit hast du an anderer Stelle:  Strategieentwicklung, Business Development, langfristige Planung.  

3. Mehr Überblick 

Statt Dokumente in einem unaufgeräumten Ordner oder einer Datenbank zu suchen, können Belege, Rechnungen und Nachweise automatisch strukturiert abgespeichert werden. So musst du dich nie wieder durch digitale Papierstapel wühlen.  

4. Umfassende Analytik 

Reportings und Auswertungen sind enorm wichtig. Eine strategische Rolle der Buchhaltung kann entscheidende Vorteile für die langfristige (Finanz-)Planung bringen. Dafür ist allerdings die Aufbereitung und Qualität der Daten und Berichte entscheidend.  

Automatisierung hilft, die mühsame Sammlung und Zusammenstellung von Daten zu vermeiden. Indem du die richtigen Apps miteinander verbindest, kannst du automatisch KPIs und Zahlen in Berichte, Diagramme und Dashboards verpacken. 

Wie du mit automatisierter Buchhaltung anfängst 

Abhängig von verschiedenen Faktoren, wie etwa der aktuell genutzten Software, den Unternehmensprozessen, deinen Anforderungen und natürlich deinem Budget, gibt es zwei Wege, die zu einer automatisierten Buchhaltung führen.  

1. Integrierte Automatisierungsfunktionen in deiner Buchhaltungssoftware

Automatisierung ist ein Begriff, mit dem auch viele Anbieter:innen von Buchhaltungssoftwares werben. Das kommt daher, dass diese Anwendungen größtenteils über einige integrierte Automatisierungsfunktionen verfügen.  

Anwendungen wie lexoffice, Fastbill oder sevDesk bieten Funktionen, die etwa dein Online-Banking mit einem automatischen Zahlungsabgleich integrieren und so Teile der Buchhaltung automatisieren. Vieles davon ist sehr praktisch, kommt allerdings auch schnell an seine Grenzen, besonders wenn komplexere Arbeitsabläufe automatisiert werden sollen.  

2. Umfassende Automatisierungsplattformen 

Automatisierungsplattformen wie Integromat oder Zapier ermöglichen es, Hunderte und Tausende verschiedene Anwendungen miteinander zu verbinden und bieten so mehr Flexibilität und Skalierung. So werden die Prozesse an deine Bedürfnisse angepasst, und nicht umgekehrt. Konkret bedeutet das, dass deine Buchhaltungssoftware mit weiteren Anwendungen, wie etwa E-Mails, CRM, Cloud-Speicher oder ERP verbunden wird und so Daten automatisch übergeben werden.  

Welche Buchhaltungsaufgaben können automatisiert werden? 

Die Buchhaltung hat nicht nur vielfältige Aufgaben, sondern auch viele Verantwortlichkeiten, die manchmal überwältigend sein können. Um den Überblick zu behalten, kann Automatisierung bei einigen von ihnen helfen und dich so befähigen, eine strategischere Rolle einzunehmen.  

Hier sind ein paar Beispiele von Aufgaben, die automatisierbar sind. 

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung 

Im Wesentlichen geht es bei der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung um:  

Nachverfolgung ausstehender Zahlungen 

die relevanten Stakeholder auf dem Laufenden zu halten 

Alle daran zu erinnern, pünktlich zu zahlen  

Diese Aufgaben sind perfekt für die Automatisierung, da sie auf klaren Bedingungen beruhen und nicht viel Interpretation oder menschlichen Input erfordern. 

Beispiele für Automatisierung sind beispielsweise: 

Kreditorenbuchhaltung:  

Extrahieren von Daten aus Rechnungen 

Speichern dieser Daten in einer Datenbank oder einem Spreadsheet 

Weiterleitung von Informationen an relevante Beteiligte zur Freigabe 

Verarbeitung von Zahlungen 

Debitorenbuchhaltung: 

Automatisches Versenden der ersten Rechnung 

Versenden von Zahlungserinnerungen an Kund:innen 

Einzahlung des Geldes direkt auf Ihr Bankkonto 

Spesenmanagement 

Mitarbeiter:innen und Kolleg:innenen hinterherzulaufen, um Belege zu sammeln, macht nur wenig Spaß. Es gibt Spesenmanagement-Tools, wie Expensify, die es einfacher machen, Ausgaben zu sammeln, weiterzuleiten und zu verwalten. Darin können Teammitglieder einfach ein Foto ihres Beleges machen. Das Tool extrahiert dann die Daten und leitet sie an deine Buchhaltungssoftware weiter.  

Buchhaltung, Steuern und monatlicher Finanzabschluss 

Bei der korrekten Buchung von Belegen, kann es zu verschiedenen Herausforderungen kommen: 

Identifizieren und Korrigieren von Fehlern 

Übertragen von Daten aus einer App in eine andere 

Fehlende Rechnungen und Quittungen wiederfinden 

Entfernen von doppelten Dokumenten und Posten  

Identifizierung unbekannter Zahlungen  

Hierfür gibt es häufig bereits native Funktionen deiner Buchhaltungssoftware, die dich dabei unterstützt. Diese können jedoch durch eine automatisierte Buchhaltung erweitert werden: So können relevante Belege automatisch aus deinem E-Mail-Postfach im korrekten Ordner abgelegt werden und von dort weiter in die Buchhaltungssoftware übergeben werden.  

Berichtswesen und Cashflow-Prognosen 

Das sekundäre Ziel der Buchhaltung ist, Einblicke zu liefern und so strategische Geschäftsentscheidungen voranzutreiben. Hierfür ist es enorm wichtig, Daten zu sammeln, aufzuarbeiten und zu präsentieren. Finanzinformationen sollen klar und prägnant vorliegen, aber das kann sehr zeitaufwändig sein. Die Bündelung großer Datenmengen zu Berichten erfordert Zeit, eine Ressource, die die meisten Buchhaltungsteams nur schlecht entbehren können. 

Allerdings sind die erforderlichen Daten meistens schon längst vorhanden: In der Buchhaltungssoftware. Sie müssen lediglich abgerufen und strukturiert werden. Genau das kann durch die Verbindung verschiedener Anwendungen geschehen. So können beispielsweise automatisch relevante KPIs auf einem Dashboard gepostet werden.  

Moderne Buchhaltungssoftwares bieten auch Berichtsfunktionen, um Trends und Herausforderungen und sogar Ergebnisse zu prognostizieren.  

Fazit 

Der Übergang zur automatisierten Buchhaltung kann als nächster Schritt nach der Digitalisierung gesehen werden, ähnlich wie der von Papier zu Excel. Die manuellen, wiederkehrenden Schritte der Buchhaltung können so automatisiert werden und die Buchhaltung befähigen, eine strategischere Rolle einzunehmen: Expert:innen werden benötigt, um Daten zu analysieren, zu interpretieren und Erkenntnisse aus ihnen zu gewinnen, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Genau das fördert eine automatisierte Buchhaltung. 

Warum solltest du also nicht die existierende Technologie nutzen, um die Arbeit einfacher und effektiver zu machen?