Mitarbeiter Onboarding automatisieren

Das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen ist eine Aufgabe, die für jedes Unternehmen relevant ist und eine immense Bedeutung hat: Vom Tag der Zusage bis zum Ende der Probezeit und darüber hinaus soll ein erfolgreiches Mitarbeiter Onboarding Zufriedenheit schaffen, die fachliche Einarbeitung gewährleisten aber natürlich auch das neue Teammitglied willkommen heißen und sozial integrieren. Der Einfluss eines erfolgreichen Mitarbeiter Onboardings ist nicht zu unterschätzen: Denn ist eine qualifizierte Person erfolgreich eingestellt, ist es sehr schmerzhaft, innerhalb der Probezeit oder des ersten Jahres eine Kündigung zu erhalten. 

So soll das Mitarbeiter Onboarding eine ganze Reihe an Funktionen erfüllen: Ganz nüchtern betrachtet müssen alle relevanten Unterlagen, wie Vertrag, Stammdaten, Zusatzvereinbarungen oder Bescheinigungen inklusive Unterschriften ausgetauscht werden. Aber in dieser Phase besteht ebenfalls die Möglichkeit, das neue Teammitglied zu begrüßen. Durch regelmäßige Kontaktaufnahme vor dem ersten Arbeitstag kann Nervosität genommen werden. Einen wirklich standardisierten Prozess fürs Mitarbeiter Onboarding, gibt es bei vielen Unternehmen allerdings erst ab dem ersten Arbeitstag. Aber das muss nicht so sein! 

Denn besonders aber nicht nur der administrative Teil des Onboarding neuer Mitarbeiter kann von Automatisierung profitieren. Ganz richtig, Automatisierung. Wie genau, das zeigen wir anhand einer fiktiven Employee Journey in diesem Blogpost. Aber zuvor erklären wir noch, was wir damit meinen, wenn wir von Mitarbeiter Onboarding automatisieren sprechen. 

Wie kann Automatisierung das Mitarbeiter Onboarding unterstützen? 

Der Idealfall ist, dass neu eingestellte Mitarbeiter:innen von Beginn an ein positives Bild deines Unternehmens und des Teams erhalten. Aber das ist kein Zufall oder reine Sache der Sympathie. Meistens ist die Phase vor dem Arbeitstag von Administration geprägt: Informationen einholen, Daten pflegen, Verträge vorbereiten, Bescheinigungen austauschen und, und, und. Was zwingend notwendig ist, ist aber eigentlich auch genau das: Ein notwendiges Übel. Ein toller Vertrag allein reicht nicht unbedingt, um das neue Teammitglied aufs Unternehmen einzustimmen.  

Nichtsdestotrotz kann genau dieser administrative Teil automatisiert werden, da er stark standardisiert und wiederkehrend ist. Gelingt das, dann kannst du dich weniger auf die Erstellung notwendiger Unterlagen und mehr auf die freundliche Begrüßung des neuen Teammitglieds fokussieren. Außerdem kannst du so… 

Administration einsparen  

Mitarbeiter binden  

Unternehmenswerte vermitteln  

Wichtige Dokumente parat haben  

Eine optimale Einarbeitung realisieren  

Mitarbeiterzufriedenheit von Anfang an prägen  

Deine Personalabteilung entlasten 

Automatisierst du dein Mitarbeiter Onboarding, dann reduzierst du den Aufwand für Papierkram und Formelles auf ein Minimum und kannst die fachliche und soziale Einarbeitung von Beginn an in den Mittelpunkt stellen. (Apropos: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung?)

Ziele eines automatisierten Onboardings neuer Mitarbeiter 

Die Zeile der Automatisierung deines Mitarbeiter Onboardings sind eng verknüpft mit den Zielen des Mitarbeiter Onboardings selbst:  

Informiere neue Mitarbeiter 

Stelle zeitnah und pünktlich alle wichtigen Unterlagen digital und signiert zur Verfügung, ohne das etwas vergessen geht. 

Schaffe konstant hohe Qualität 

Durch einen standardisierten und automatisierten Onboarding Prozess, gelingt die Einarbeitung jedes Mal aufs Neue. 

Stimme Mitarbeiter aufs Unternehmen ein 

Das Onboarding ist der erste Prozess nach der Bewerbung, den neue Teammitglieder kennen lernen. Stelle sicher, dass sie überzeugt sind. 

Automatisiertes Mitarbeiter Onboarding anhand eines Beispiels 

Nun aber genug Vorgeplänkel, wie könnte das Ganze denn realistisch aussehen? Wir haben eine automatisierte Employee Journey skizziert, die so oder so ähnlich einfach umsetzbar ist.  

Von der Einstellung bis zum ersten Arbeitstag: 

Einstellung

Glückwunsch! Das neue Teammitglied wurde erfolgreich eingestellt und hat für die Stelle zugesagt. Zeit, dein automatisiertes Mitarbeiter Onboarding zu starten. Über einen Klick in deiner Datenbank startest du den Prozess und das Teammitglied erhält eine E-Mail mit der Bitte, den Personalfragebogen auszufüllen. 

Informationen einholen 

Über ein Formular füllt das Teammitglied den Personalfragebogen aus. Sämtliche Informationen werden sicher an die Datenbank und dein HR-Tool übergeben. Die verantwortliche Person erhält eine Benachrichtigung und wählt über eine Checkbox aus, welche Unterlagen versendet werden. 

Dokumente versenden 

Aus einer Reihe von Vorlagen wird automatisiert und korrekt die Vertragsvorlage erstellt. Weitere Dokumente, wie Zusatzvereinbarungen oder Befreiungsanträge, können ebenfalls ausgewählt werden. Diese werden mit einer begleitenden E-Mail ans Teammitglied verschickt. 

Unterschriften einholen 

Im gleichen Zuge können die Unterlagen digital von dir und dem neuen Teammitglied signiert werden. Oder es werden nochmal Änderungen vorgenommen, ganz individuell. 

Bereitstellung 

Die unterschriebenen Papiere werden allen relevanten Stakeholdern zur Verfügung gestellt: Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, externen Steuerberatern und natürlich dem Teammitglied selbst. Zudem werden die Dokumente an dem Speicherort abgelegt, wo sie hingehören. Alles automatisch. 

Einarbeitung 

Die perfekte Einarbeitung beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag: Über automatisierte E-Mails und E-Learning hältst du das neue Teammitglied in der Loop: Was sind die nächsten Schritte, wie wird der erste Arbeitstag aussehen, was kann die Person erwarten. So startet neues Personal direkt zufrieden in den neuen Job. 

Zufriedenheit ist kein Zufall 

Das Beispiel zeigt, dass Mitarbeiter Onboarding automatisieren heißt, Prozesse zu verbinden. Über wenige Klicks werden wichtige Unterlagen erstellt, Informationen abgefragt und Signaturen eingeholt. Verbinde also dein Onboarding mit allen relevanten Kanälen, wie Website und E-Mails, halte neue Mitarbeiter:innen in der Loop, informiere sie über weitere Schritte, hole alle Informationen ein und stellen diese im Anschluss den relevanten Personen, wie HR, Steuerberater und Mitarbeiter:in, zur Verfügung. 

Durch die Automatisierung des Onboardings stellst du nicht nur sicher, dass keine wichtigen Dokumente vergessen oder verloren gehen, sondern sparst dir Zeit für die Administration, die du an anderer Stelle viel besser einsetzen kannst: die erfolgreiche fachliche und soziale Einarbeitung. So unterstützt dich das automatisierte Onboarding dabei, zufriedene Mitarbeiter für dich zu gewinnen. 

Software für ein automatisiertes Mitarbeiter Onboarding 

Ob Wordpress, Webflow oder ein anderes CMS: Deine Webseite stellt für viele Bewerber wahrscheinlich den ersten Touchpoint dar. Darum ist es wichtig, diese über Formulare in den gesamten Onboarding Prozess zu integrieren. 

E-Mails per Outlook oder Gmail sind der primäre Kommunikationsweg für Unterlagen und Informationen. Dein neues Teammitglied erhält nicht nur automatisch alle Dokumente per Mail, sondern auch regelmäßige Updates bis zum ersten Arbeitstag. Hierfür ist nahezu jede E-Mail-Software denkbar.  

Natürlich müssen die Informationen auch irgendwo gespeichert werden. Darum ist eine Datenbank, wie beispielsweise Airtable, unerlässlich. So stellst du sicher, dass alle Daten sicher und flexibel zur Verfügung stehen.  

Alternativ oder ergänzend nutzt du vielleicht bereits eine Software, die deine HR bei vielen administrativen Prozessen unterstützt, wie etwa Personio. Natürlich kann auch diese Anwendung in die Automatisierung eingebunden werden, damit alle Daten fehlerfrei und an richtiger Stelle verfügbar sind. 

Die Vertragserstellung ist im Zuge des Onboardings der wahrscheinlich individuellste Schritt. Aber auch hier kann Automatisierung unterstützen: Anhand von Vorlagen und Textpassagen kannst du automatisiert digitale und signaturbereite Verträge ganz nach deinen Anforderungen erstellen. Hierfür setzt du lediglich einige Haken und automatisch erstellt sich der Arbeitsvertrag nach deinen Wünschen. Über weitere individuelle Abfragen erhalten neue Mitarbeiter:innen zudem nur die Dokumente, die sie benötigen. 

Die Vertragsunterschrift – der Moment der Wahrheit. Über Tools für die digitale Signatur können rechtssicher und schnell der Vertrag sowie weitere relevante Unterlagen den Mitarbeiter:innen und Personalverantwortlichen zur Verfügung gestellt werden. So können orts- und zeitunabhängig Verträge geschlossen werden. 

Zusätzlich zu all dem Papierkram ist auch die Schulung und Einarbeitung deiner neuen Mitarbeiter:innen von großer Bedeutung. Um wichtiges Wissen von Beginn an zu vermitteln, kann zusätzlich eine E-Learning Plattform wie Learndash integriert werden. So findet auch das fachliche Onboarding Berücksichtigung. 

Überlasse die Zufriedenheit und Bindung neuer Teammitglieder nicht dem Zufall: Mitarbeiter Onboarding automatisieren 

Die zuvor genannten Beispiele zeigen, dass viele Dokumente zwar wichtig, aber zweitrangig für das eigentliche Ziel des Onboardings sind: Die neu gewonnenen Mitarbeiter:innen von Beginn an binden. Gewinne mehr Zeit für die Einarbeitung, statt Dokumenten hinterherzulaufen, indem du das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen automatisierst.  

So schaffst du eine optimierte und verlässliche Employee Journey, deren Ziel es ist, dein lang gesuchtes Personal von Beginn an ans Unternehmen zu binden. Wir unterstützen gerne dabei, Potenziale aufzudecken, Möglichkeiten zu beleuchten und Automatisierung zu implementieren.